働き方改革の推進やcovid-19の影響で働き方の多様性が求められ、「テレワーク」や「ハイブリッドワーク」を導入することが一般的になりました。
しかし、すべての企業が「テレワーク」の導入を成功させることができたわけではありません。実際に、covid-19が収まった段階で「テレワーク」を廃止し、全日出社に切り替える企業も多くあります。
もちろん、現在も「フルリモート」という形をとっている企業もありますし、「ハイブリッドワーク（テレワークと出社を組み合わせた出勤形態）」をとっている企業もあります。
『Eye“247” Work Smart Cloud』を導入検討する企業様やご導入いただいた企業様のお話しを聞く中で、テレワークを廃止した企業は、テレワークで起こる課題を解決できなかった企業が多いことが分かりました。
本記事では、テレワークのよくある悩みを解決する『Eye“247” Work Smart Cloud』の活用例を紹介いたします。
目次：
テレワーク中の業務状況や業務内容の管理 ■ 課題「社員の働いている内容を把握したい」 ■ 解決「テレワーク中のスケジュールや業務内容を確認する」
テレワーク中の労務管理 ■ 課題「正確な実労働時間の把握やサービス残業・休日勤務の有無を確認したい」 ■ 解決「PC操作ログによる実労働時間や労働内容を確認する」
テレワーク中のセキュリティの管理 ■ 課題「PC端末のセキュリティ状況を確認したい」 ■ 解決「ソフトウェアのバージョンやセキュリティソフトのインストール状況を確認する」 ■ 課題「業務に関係のないPC利用の制限や確認がしたい」 ■ 解決「ポリシー設定を使って行動の制限やアラート通知設定を行う」
テレワーク中の情報漏えい対策の管理 ■ 課題「個人情報の漏えいリスクを軽減したい」 ■ 解決１「ファイルの操作ログや個人情報保護の所持状況をチェックする」 ■ 解決２「外部記憶媒体や印刷機器の操作の制限やアラートなどのポリシー設定をする」
テレワーク中の業務状況や業務内容の管理
テレワークを導入する上で、業務管理の重要性は高まっています。テレワークでは、それぞれの社員が別の場所で働いているため、業務状況を把握することが困難になります。そのため、経営者や管理者が従業員の業務状況を把握できる仕組みが必要です。
■ 課題「社員の働いている内容を把握したい」
テレワークにネガティブな印象を持つ経営層や管理職の意見として、「ちゃんと働いてくれているか分からない」「何をしていたのか分からない」「効率が落ちていないか知りたい」「困り事や悩みがないか不安」等の声をよく耳にします。
テレワーク中は、社員の様子を直接見ることができないため、マイナスな印象を持つ経営者、管理者は少なくありません。
テレワーク中の正確なマネジメントや適切な評価をするには、テレワーク中の業務を正しく知る必要があります。
■ 解決：テレワーク中のスケジュールや業務内容を確認する
『Eye“247” Work Smart Cloud』は、「いつ」「どこで」「どれくらいの時間」「どのような業務」を行っていたのかを可視化することができます。
また、Google Workspace(G Suite)、Microsoft365、Garoonのカレンダーとの連携により、登録されたPC操作を伴わないスケジュールも把握することができます。
●業務内容の確認
「日報/月報」機能では、「ソフトウェア」「パソコン利用時間」「スケジュール」「位置情報」を時間軸で分析してグラフ表示します。
▼日報 / 月報 業務内容分析
■「ソフトウェア」
どんな作業が多かったのか、使用アプリケーションの利用状況を表示します。
「日報/月報」機能では、作業時間の多い順に作業内容をランキング表示し、どんな業務にどれだけの時間を掛けていたのかを知ることができます。
■「パソコン利用時間」
１時間の中でどれだけPC操作をしていたかを1時間ごとに表示します。
作業に集中している時間が長く、業務負荷が掛かっている状況がわかります。メンタルヘルスや健康面への影響を考え、業務の平準化を行う指標にもなります。
※PC操作を1分間隔で取得し、１時間のうちどれだけPC操作があったのかを表示します。
■「スケジュール」
Google Workspace(G Suite)、Microsoft365、Garoonのカレンダーに登録されたスケジュールを自動で取得した情報を分析し、表示します。カレンダーに登録する予定やEye“247” Work Smart Cloud側でルールを設けることで、社員の業務把握や作業の工数把握が可能です。
使い方の例）
・作業：数値集計作業などの事務作業を「作業」として設定
・その他：イレギュラーな対応や事務作業以外の対応など
■「位置情報」
PCがつないだネットワークの場所から位置情報を特定し表示します。ハイブリッドワークなどの複数の場所で仕事をする場合、役に立つ機能になります。オフィスの場所など、よく使用する場所は登録ができます。
※位置情報を取得しない設定にもできます。
▼タイムラインで業務状況・業務内容を確認
タイムライン上で「使用ソフトウェア」「作業ヒートマップ」「スケジュール」「位置情報」を並べて表示します。
前述の「日報/月報」機能同様、「どこで、どんな業務を、どれくらい行っていたか」タイムラインで把握できます。
また、「パソコン利用時間」のタイムラインをクリックすると、１時間ごとに作業内容を表示することができます。
▼タイムライン機能 作業内容の詳細表示
テレワーク中の労務管理
テレワーク中の従業員にも労働基準法が適用されるので、労働時間の管理は行わなければいけません。
働く姿が実際に見えないテレワークでは、勤怠システム等による自己申告制の勤怠打刻では、実際の労働時間と異なった労働時間が申告されることもあります。
PC操作のログを取得するなど、客観的な労働時間の把握が重要です。また、テレワークという環境では、「隠れ残業」や「休日勤務」などの「サービス残業」が増える可能性があります。PC操作のログや内容を取得することで、「サービス残業」の有無を知ることができます。
■ 課題「正確な実労働時間の把握やサービス残業・休日勤務の有無を確認したい」
テレワークの労務管理で、もっとも大きな課題は実労働時間の把握です。特に在宅勤務の場合、仕事のオンとオフの切り替えが曖昧となり、残業時間が増えたり、休日に仕事をするなど、上司が把握できないサービス残業が発生しやすくなります。社員の労務管理を行う上で、実労働時間の把握はとても重要になります。
■ 解決：PC操作ログによる実労働時間や労働内容を確認する
社員の労働時間を正確に把握するためには、PC操作ログが有効な手段です。PC操作のログであれば、実労働時間と作業内容（労働内容）を同時に記録します。
虚偽の申告やサービス残業、休日勤務を防止し、より正確な労働時間を管理することができます。
Eye“247” Work Smart Cloudでは、カレンダー表示やヒートマップ表示で日ごとの労働状況を表示することができます。
▼月報 カレンダー表示
▼ 月報 ヒートマップ表示
ヒートマップ表示では、その時間帯に「どのような作業（労働）」をしていたのか表示することができます。その残業が本当に必要な業務だったのか、業務負荷を平準化すべきなのか、適正にマネジメントして、社員の働き方を是正することができます。
▼ 月報 ヒートマップ表示 作業内容の詳細表示
テレワーク中のセキュリティの管理
テレワーク中は、PC端末を社外へ持ち出すため、ウイルス感染や不正アクセス、情報漏えいのリスクが高まります。セキュリティソフトのインストール状況や脆弱性のあるソフトウェアの状況確認や業務に関係のないソフトの禁止をすることで、最低限のセキュリティは保つことができます。
また、テレワークを導入する際には、セキュリティに対するルールを設ける必要があります。ルールを設けるだけでなく、危険な行動を行った際にはアラート通知を行うなど、常に確認できる環境を整えることも重要です。
■ 課題「PC端末のセキュリティ状況を確認したい」
PC端末のOSやソフトウェアを最新の状態に保つことは、脆弱性を狙った攻撃からのリスクを低減させます。特に頻繁にアップデートされるOSや脆弱警告の多いソフトの更新状況を把握することは重要です。
また、サイバーリスクは多様化、高度化しており、すべてのPC端末にウイルス対策ソフトをインストールすることは必須の対策です。PC端末を社外へ持ち出す場合、ウイルス対策ソフトの導入状況を確認して、セキュリティレベルを常に維持できるようにしましょう。
■ 解決「ソフトウェアのバージョンやセキュリティソフトのインストール状況を確認する」
「セキュリティダッシュボード」は、最低限のセキュリティ対策としてチェックする項目を一画面で表示します。
ダッシュボードを開くとOSの更新状況、ウイルス対策ソフトの導入状況、脆弱警告の多いソフトの更新状況を確認できます。
▼ セキュリティダッシュボード ソフトウェアバージョンでPCのセキュリティ状態をチェック
■ 課題「業務に関係のないPC利用の制限や確認がしたい」
業務に関係のないソフトウェアの利用やサイトの閲覧は、リスクに結び付く可能性を高めるだけでなく、作業効率を下げる原因にもなります。セキュリティポリシーを作り、従業員に周知・遵守させることは、セキュリティレベルの向上につながります。
■ 解決「ポリシー設定を使って行動の制限やアラート通知設定を行う」
▼ ポリシー設定 利用禁止ソフトウェアで危険なソフトウェアの利用制限
『PC操作ログ』により、「リスクの高いソフトウェアを使用していないか」「危険なサイトを閲覧していないか」などの情報をログに残し確認することできます。
「ソフトウェアの使用」を制限したり、「業務の妨げとなるようなWebサイトの閲覧」を作業ログで監視して、管理者へアラートを送る設定ができます。
テレワーク中の情報漏えい対策の管理
テレワークでは、業務上、情報資産を持ち出すケースが多々あります。個人情報や重要情報など、許可なくPC端末にコピーしたり、USB外部記憶装置で持ち出したり、プリンタで印刷したりなど、さまざまなケースが考えられます。
■ 課題「個人情報の漏えいリスクを軽減したい」
情報漏えいが起こる要因は、USB外部記憶装置やPC端末の紛失、社員の内部不正など様々です。
昨今、個人情報保護法が改正され、個人情報の取り扱いは事業主にとって大きな課題となっています。
共有サーバーやクラウド環境で個人情報が保管されていれば、漏えいリスクを大幅に下げることができます。共有ファイルにある操作の監視や個人のローカル環境に個人情報がない状態にすることが重要です。
■ 解決1「ファイルの操作ログや個人情報保護の所持状況をチェックする」
Eye“247” Work Smart Cloudは「いつ」「誰が」「どのファイルを」「どのように操作したか」ログを残すことができます。ファイル名で検索をかけることができるため、何かがあった時には調査することができます。
また、PC端末内に保持されている個人情報保持者を可視化し、詳細情報を表示することができます。
▼ セキュリティダッシュボード 個人情報・機密情報保持で保有状況をチェック
▼ ログ情報 ファイル操作のログ履歴から特定のファイルを追跡
■ 解決2「外部記憶媒体や印刷機器の操作の制限やアラートなどのポリシー設定をする」
Eye“247” Work Smart Cloudは、USBメモリなどの外部記憶装置の操作を監視や制御ができます。PC端末ごとの制御やUSBメモリのホワイトリストを作ることもでき、柔軟に設定をすることが可能です。また、外部記憶媒体の操作ログを残すことやアラート通知の設定をすることもできるため、不正な情報の持ち出しを防止し、重要情報の漏えいリスクを低減します。
▼ポリシー設定 USB操作の使用制限とアラート通知
また、対策が取りにくいとされる紙媒体への情報漏えい対策として、印刷物に透かしを入れたり、ログを残すことができます。
セキュリティダッシュボードでは、「誰が」何枚出力したか、事実を可視化します。印刷した履歴をランキング表示することで情報漏えいリスクの高い社員を一目で把握できます。
このように情報漏えいの経路として把握すべきリスクを可視化させることで、情報漏えいに繋がる行動を抑止して、操作監視と制限により情報漏えいリスクを低減させることができます。
▼ セキュリティダッシュボード 印刷ログ履歴
テレワークの成功は、ルール化が大きな鍵になりますが、そもそもどのような問題が起きるかを予想することは難しいため、現状の問題点を知ることから始めることをオススメします。
従業員を監視するという目的ではなく、広い意味で守ることが重要だと考えます。
テレワークの導入が不安な企業様やテレワークが上手くいかなかった企業様は、ぜひEye“247” Work Smart Cloudの導入をご検討ください。
「早わかりガイド」も参考になれば幸いです。
