管理者必見！『Eye“247” Work Smart Cloud』一般社員向けマニュアル
- FuvaBrain
- 5 日前
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『Eye“247” Work Smart Cloud』をご導入いただいた企業さまの中には、『Eye“247” Work Smart Cloud』を導入したもののどのように活用したら良いか分からないままになっている。また、『Eye“247” Work Smart Cloud』を最近ご導入いただいた企業さまの中には、基本の使い方がわからない。などのお悩みをお持ちの企業さまがいらっしゃるかと思います。
『Eye“247” Work Smart Cloud』の最低限の使い方で疑問が出た際に解消できる記事として、今回『Eye“247” Work Smart Cloud』の一般的な機能の紹介をいたします。
■Eye“247” Work Smart Cloudとは？
Eye“247” Work Smart Cloud（アイ247ワークスマートクラウド）は、PCログを活用した情報漏洩対策や業務管理・労務管理、IT資産管理ができるツールです。「誰が・どこで・いつ・どのくらいの時間・どんなPC操作をしたか」をPC操作の情報とPC端末の情報を集計・分析し、可視化していきます。
テレワークでもオフィスワークでも、多様な働き方を支援し、業務効率を向上させるクラウドサービスです。
■Eye“247” Work Smart Cloudで取得する情報
Eye“247” Work Smart Cloudは、PCでの作業内容・URL操作・印刷・USB使用履歴・禁止ソフトの起動履歴・クリップボードを含む個人情報スキャン・ファイル操作といった情報を取得します。
PCログデータをもとに実際の労働時間を把握し、実際の労働時間や業務内容を可視化することで、サービス残業や深夜残業、特定のメンバーに業務が偏るなどのリスクを見つけることができ、法的義務に対応した労務管理を実現させます。
また、情報漏洩のリスクを可視化しながらセキュリティを強化し機密情報に対する見えない不安やリスクを解消します。万が一個人情報の漏洩が発生した場合の流出経緯や範囲の追跡に活用や、ファイルの持ち出しや持ち込みを事前に検知し、内部不正を防ぐ目的にも活用が可能です。
■Eye“247” Work Smart Cloudのログイン方法
【ログインURL】Eye 247
上記のURLより、ログインすることが可能です。ログインには、アカウントID・管理者ID・パスワードが必要になります。アカウントID、管理者ID、パスワードの初期値はライセンス証書に記載されているので、そちらをご参照ください。
パスワードの変更は、人型アイコンの社員情報より「パスワード変更」からパスワードを変更することが可能です。
また、Eye“247” Work Smart Cloudの操作が行われないまま30分を経過した場合は、自動的にセッションが切れるので、再度ログインする必要があります。
パスワードを忘れた場合 ログイン画面の「パスワードを忘れた場合」をクリックします。表示された画面に、アカウントID、管理者のメールアドレスを入力し、「送信する」をクリックすると、該当の管理者のメールアドレスにパスワード再設定のメールが送信されますので、パスワードの再設定をしてください。上記の機能は管理者のメールアドレスが正しく設定されている場合のみ有効です。 |
■Eye“247” Work Smart Cloudの使い方
一般社員が『Eye“247” Work Smart Cloud』を使うのに知っておくべき機能は、全ユーザーが使用できる日報/月報と、勤怠管理オプションを契約されている場合に利用できる「勤怠」の項目になります。この項目はログイン後サイドバーで確認することが出来ます。
日報/月報
日報は集計期間のサマリーデータを確認することが出来る機能です。
トピックスチェック
①所定労働時間：所定労働時間は1日の所定労働時間、集計期間、集計対象社員を掛け合わせた数字になります。
②勤務時間：勤務時間は勤怠オプション契約の有無により勤務時間の計算方法が異なります。
③パソコン利用時間：集計期間内の各社員の出勤日に発生したパソコン操作時間の合計です。
④カレンダー予定入力時間：集計期間内のうちに出勤日に登録したGoogleカレンダーやMicrosoft365の予定時間の合計です。予定時間は各カレンダー予定の開始～終了時間から計算します。
⑥リモートワーク時間：リモートワーク時間は「住所マスタ」で登録した住所以外の場合で行われた勤務時間の合計です。
⑦対象人数：集計対象になる社員の数
⑧超過勤務時間：集計対象社員一人当りの平均超過勤務時間を表示します。
⑨パソコン利用率：集計対象社員一人当たりの平均パソコン利用率を表示します。
⑩業務可視化率：対象社員一人当たりの平均業務可視化率を表示します。業務可視化率は勤務時間中のパソコン作業、カレンダー予定の登録などによってどの程度可視化されているかを示します。
⑪リモート率：集計対象社員一人当たりの平均リモート率を表示します。勤務時間のうちリモートワーク時間の割合を計算します。
※⑧～⑪は集計対象社員一人当たりの平均値を表示します。
レーダーチャート
トピックスチェックの⑧～⑪のデータをもとに、全社の値を50にした場合集計対象の社員の値がどの程度になるかを示すグラフです。以下の計算式で値が表示されます。
⑫超過勤務時間：超過勤務時間=集計対象の⑧超過勤務時間/全社の⑧超過勤務時間*50
⑬パソコン利用時間：パソコン利用率=集計対象の⑨パソコン利用率/全社の⑨パソコン利用率*50
⑭業務可視化率：業務可視化=集計対象の⑩業務可視化率/全社の⑩業務可視化率*50
⑮リモート率：リモートワーク率=集計対象の⑪リモートワーク率/全社の⑪リモートワーク率*50
円グラフ
ソフトウェア：ソフトウェア別の作業時間を円グラフで表示します。ソフトウェアは作業時間が長い上位10個までを表示し、それ以外のソフトウェアは「その他」にまとめて表示します。
パソコンの利用時間：集計期間分の作業時間を合算し、1時間当たりの平均作業時間を割り出したものです。割合は10分間隔の区分に分けられます。
スケジュール：登録したGoogleカレンダーやMicrosoft365の予定のタイトルから設定した集計キーワードが含まれている場合、該当キーワードで作業時間を集計し円グラフで表示します。タイトルに集計キーワードが含まれていないカレンダー予定は「その他」にまとめて表示します。
位置情報：「位置情報」はEye247モバイル版から打刻や移動時の位置情報内容に基づいて、場所と時間を集計し場所別に円グラフで表示します。「集計マスタ設定」で登録した場合以外は「その他」にまとめて作業時間を表示します。
タイムライン機能
集計対象日のタイムラインを表示します。1時間ごとにどこで何をしていたかを表す図表になっています。
タイムラインを活用することで、その日何の仕事をしていたかの確認や、パソコンの利用時間と合わせてみると自分の生産性の確認も行うことが出来ます。
各時間帯のデータをクリックすることで詳細時間の確認も可能です。
項目 | 内容 |
|---|---|
ソフトウェア | 表示時間帯で最も多く使われたソフトウェアを表示します。 |
パソコン利用時間 | その時間帯にどのくらいパソコンを使っていたかを表示します。 |
スケジュール | その時間帯に登録されている予定を表示します。 複数の予定が登録されている場合は、最後に登録された予定を表示されます。 ※カレンダー連携を行っている場合のみデータが表示されます。 ※終日予定はタイムライン上には表示されません。 |
■ソフトウェア/パソコン利用時間
ソフトウェア/パソコンの利用時間はともに対象時間の作業ログを表示しています。
■スケジュール
タイムラインのスケジュールをクリックすると、スケジュール名・時間・場所・参加者などの情報を確認することが出来ます。
コメント機能
日報のコメント機能では、日々の業務について所属長とコミュニケーションをとることが出来ます。
コメントは、ログイン者本人と所属長となり、閲覧と編集が可能です。
日々の業務報告などに活用可能です。
月報
月報では、集計対象月のカレンダーを表示することが出来ます。また、カレンダーには各日付のPC利用時間と勤務時間を表示しています。カレンダーの日付をクリックすることで、対象日の日報を確認することができます。
勤怠管理
勤怠管理オプションを契約されている場合にこちらを利用することが出来ます。勤怠管理機能では、現在の勤務状況を確認する「個人勤務状況」と、「出退勤入力」の2つが表示されます。
出退勤入力
勤怠管理オプションを契約されている場合に利用できる機能です。ブラウザやスマホアプリで出退勤打刻が可能です。
ボタン | 内容 |
勤務開始（モバイル版は「出勤」） | 勤務開始時に押します。 |
勤務終了（モバイル版は「退勤」） | 勤務終了時に押します。 |
中断 | 勤務途中、勤務を中断したい（私用外出等）場合押します。勤務再開時には再開ボタン（モバイル版は「戻り」）を押します。 |
法定休憩 | 休憩時に押します。 |
個人勤務状況
勤務状況が確認できます。出勤や退勤から実働時間を出します。
有給の管理や遅刻や早退等、1日に必要な勤務時間も割り出し確認できます。
※実働時間の計算はユーザーの打刻と勤怠管理システムの設定（勤務体系等）によって異なります。
■新規打刻する場合
打刻忘れなどにより、時刻を記録できなかった場合は以下の手順で登録してください。
新規打刻する対象日の「詳細」ボタンをクリックします。
新規打刻ボタンをクリックします。
打刻データ入力後、「登録」ボタンをクリックします。
登録したデータが問題ないことを確認して、「閉じる」ボタンをクリックします。
登録した打刻データが反映されます。
■打刻データを変更する場合
打刻データに間違いがあるなど、変更が必要な場合は以下の手順で変更してください。
変更する対象日の「詳細」ボタンをクリックします。
「変更」ボタンをクリックして、変更画面を表示します。
打刻データを変更後、「変更」ボタンをクリックします。
変更したデータが問題ないことを確認して、「閉じる」ボタンをクリックします。
変更した打刻データが反映されます。
■打刻データの状況確認
・出勤受信／退勤受信
手動での打刻時間では無く、パソコン側からログが上がってきた時間および最終ログ受信時間となります。
・出勤確定／退勤確定
手動打刻を行わなかった場合には「出勤受信／退勤受信」が「出勤確定／退勤確定」に自動的に入力されます。この場合は文字が青になります。手動打刻をされた場合には打刻時間がそれぞれ入力されます。この場合は文字が緑になります。
■時間休について
時間休を取得する場合、個人勤務状況にある時間休開始、時間休終了の欄に取得する時間を入力してください。
その際、取得する時間休が残りの時間休を超えた場合警告メッセージが表示されます。有休残がある場合は時間休への振替が可能です。
※労働基準法第39条に基づき、年次有給休暇のうち最大5日分までを時間単位で取得(振替)することができます。5日を超えて時間休振替をした場合は警告メッセージが表示され時間休の振替ができません。
■休憩時間について
休憩時間は出退勤の時間を元に自動計算します。また、手入力も可能となっており、自動計算された時間よりも手入力の時間を優先的に登録します。
■勤務承認申請
勤務データの承認申請を行うには、申請する対象日にチェックを入れて「勤怠承認申請」ボタンをクリックします。
確認のメッセージが表示されたら「OK」ボタンをクリックしてください。
承認申請が完了すると「承認状況」が「1段階承認待ち」に変わり勤務データの編集が出来なくなります。もし間違えて申請してしまった場合、所属長から差し戻してもらうことが可能です。
出退勤時間、私用外出・私用戻り時間の未入力などにより警告メッセージが表示されている場合は、「勤怠承認申請」が出来ません。警告内容に沿って修正し承認申請を行ってください。
■まとめ
『Eye“247” Work Smart Cloud』は、PCログデータをもとに実際の労働時間を把握する、業務可視化クラウドサービスです。管理者と比べると一般社員で使う項目に限りがありますが、一般社員自らの勤怠管理や業務の振り返りや分析、上長とのコミュニケーションにも活用できます。
『Eye“247” Work Smart Cloud』を活用して、安心安全な環境で理想の働き方を実現させてください。