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Eye“247” Work Smart Cloudを利用して生産性向上を目指す(チーム編)

生産性向上にはメリットがいくつかあります。生産性が向上すれば残業が減り、人件費などのコスト削減が実現できたり、労働環境の改善によって新しい施策を考えるなど、時間的・心理的に余裕が生まれ、働くモチベーションアップに繋がります。


Eye“247” Work Smart Cloudを利用することで、チーム全体の勤務状況や業務量を定量的に把握できます。現状を知り、「ムリ・ムダ・ムラ」のある工程を排除し、改善していくことができるので、生産性向上の一つの施策として役立てることができます。


Eye“247” Work Smart Cloudを利用して生産性向上を目指す(チーム編)

目次:

  • チーム全体の業務時間や内容を把握する ■ 課題「特定のメンバーに業務が偏っていないかを調べたい」 ■ 解決「ダッシュボードの『勤務時間ランキング機能』で、メンバーごとの働き方を把握する」 ■ 課題「それぞれのメンバーの働き方を把握したい」 ■ 解決「ダッシュボードの『ヒートマップ機能』で、業務時間と内容を把握する」 ■ 課題「何にどれほどの時間を使っているのか把握する」 ■ 課題「『月報機能』で業務時間や会議時間などを分析する」

  • 業務時間や内容を把握しやすくする方法 ・ファイル名やカレンダーの予定に命名規則を設け、より明確に業務を可視化する ・Eye“247” Work Smart Cloudの機能を使って効率化を進める ・余力があれば、効果を見てみる


チーム全体の業務時間や内容を把握する


生産性向上の一つの施策として、業務効率化があげられます。Eye“247” Work Smart CloudをインストールしたPCでは、PC操作(キーボード、マウス、タブの切り替え等)を自動で検知するので、業務を行った時間を正確に把握することができます。


会社として認めていないサービス残業や休日出勤などにより、今まで気付かないところで発生していた業務の時間やその内容も把握することができるため、本当に時間がかかっている業務や、思っていた以上に時間がかかっている業務を見つけ出すことが可能です。


時間を圧迫している業務を、Eye“247” Work Smart Cloudで可視化・分析し、チーム全体の作業効率を上げるヒントを見つけることができます。


■ 課題「特定のメンバーに業務が偏っていないかを調べたい」

業務に偏りが出てしまうと、多くの業務を抱える社員がボトルネックとなり、チーム全体で業務の進行が停滞してしまうリスクが高くなります。


■ 解決「ダッシュボードの『勤務時間ランキング機能』でメンバーごとの働き方を把握する」

ダッシュボードの勤務時間ランキング機能では、一か月ごとに勤務時間とPC操作を行った作業時間がわかります。例えば、チームで一人だけ勤務時間のグラフが伸びていて、業務内容を確認したら業務配分に偏りがある、ということを発見できます。

その特定のメンバーしか対応できない業務を他のメンバーにも教育することで、チーム全体の効率が飛躍的に上がる可能性があります。


このように、誰が・どのような業務にどれだけ時間をかけているかを可視化・分析することは、チームの生産性が向上するきっかけになります。


●勤務時間ランキング機能

ひと目で、誰が勤務時間や作業時間が多いかがわかります。

ここに表示されているグラフにマウスオーバーすると、勤務時間と作業時間が表示されます。


▼ 勤務時間ランキング機能の表示画面

勤務時間ランキング機能

◆ 一人だけ勤務時間が多かった場合

⇒ 業務配分の偏りがある可能性


◆ 勤務時間と作業時間のバランスが良い場合

⇒ 仕事のパフォーマンスが高い可能性


このグラフはクリックするとメンバーの一か月の仕事ぶりをみることができるので、改善点を発見して担当者の業務負担を減らしていくことで、平準化することができます。

さらに、仕事のパフォーマンスが良い社員がいたら、持っている知識やノウハウを共有したり共有したりナレッジをマニュアル化したものを蓄積していくことで、チーム全体のスキルの底上げが期待できます。


■ 課題「それぞれのメンバーの働き方を把握したい」

チーム全体の働き方を把握しないままだと、業務の属人化が進んでしまいます。

また、見えない業務が効率的か、非効率的なのかもわからないので、上司は業務の進め方のアドバイスがしにくくなります。


一人ひとりが非効率な業務をしていると、チーム全体としての生産性が下さがってしまいます。


■ 解決「ダッシュボードの『ヒートマップ機能』で業務時間と内容を把握する」

ダッシュボードのヒートマップ機能では、PC操作を行った時間がわかります。

つまり、認められていないサービス残業や休日出勤を把握することができます。


残業は個人のキャパを超えた業務がある可能性があります。知らないところで実は時間がかかっている業務などを可視化・分析することで、業務のスリム化や、新しいやり方で時短させるなど、より効率良く作業ができるように改善していくことができます。


また、色の濃さで集中度がわかるので、一つの業務に対してどれほどの負荷がかかっているかがわかるので、ムダな作業があればカットするといった改善もできます。


これによりチーム全体でバランスよく業務を進めることができ、効率UPが可能となります。


●ヒートマップ機能

ダッシュボード > 勤務状況 > 担当者別勤務状況


担当者別勤務状況はチーム全体の勤務状況をヒートマップで見ることができ、集計日に何時から何時まで業務を行ったか、また、業務に対する集中度をみることができます。


▼ ヒートマップ機能の表示画面

ヒートマップ機能

ヒートマップは、業務の集中度を色で表しています。

色付けされた箇所をクリックすると、選択した時間にどのような作業を行っていたかを分単位で確認することができます。


ヒートマップの詳細

【左】

日時を表示


【右】

PC作業内容を表示






連続して集中しているところの作業を確認すると、時間がかかっている業務を発見することができるかもしれません。恒常的な業務の場合であれば、ムダな作業を排除することで効率化ができます。


また、勤務時間外に行ったPC作業も確認できます。残業までして行う必要があった業務が一体どんな業務なのかを知ることができます。業務によっては効率化ができる可能性があります。


もし色が薄い状態が続いておりさらに残業をしていたら、業務に集中していない状態であることと、業務の効率もあまり良くない可能性があります。

他の日も見て、その状態が続いているようだったら本人にヒアリングするなどして、業務に何か問題があるのか、それとも日中の低パフォーマンスによるものなのかを把握し、改善していくことが良いでしょう。


▼ ある1日のヒートマップをみる

ヒートマップ(例)

この日のヒートマップをみると、山田さんは休憩を取らずに仕事をしている可能性があり、渡辺さんは21時頃まで業務を行っていたことがわかります。

1日のグラフなので、「この日だけ業務が立て込んでいる」、「どうしても残業をしてまでやらないといけない業務があった」、ということも考えられますので、複数日確認する必要があります。


もし、恒常的に休憩が取れていなかったり残業が多かった場合、業務を見直す必要があるということがわかります。


場合によっては、本人にヒアリングすることをおすすめします。


■ 課題「何にどれだけの時間を使っているのか把握する」

1日の中で、会議に参加したり、Webで調べものをしたり、資料を作成する等、様々な業務があります。チーム全体をみて、どのような業務に負荷がかかっているかを把握しないままでは、生産性を向上のために新しいルールを作っても、チーム内で浸透しないで終わってしまいます。


■ 解決「『月報機能』で業務時間や会議時間などを分析する」

月報機能は一か月単位での業務を把握することができます。


カレンダーと連携し、集計キーワードを設定することで、どのような会議に参加したのか、デスクワークやWebでの商談・セミナーが合計何時間ほどあったかなど、業務量を割合で把握することができます。


また、ExcelやPowerPointなどを使った作業時間かがわかります。

ファイル名ごとにそれぞれどれほど時間をかけて作業を行ったのかが可視化されるため、負荷がかかっている業務を発見し、効率化することができます。


●月報機能

日報/月報 >「月報」へ切り替える


月報は一か月の業務の全体を見ることができます。使ったソフトウェアの割合、業務集中度やスケジュールを見ることができ、さらに1クリックで作業内容と時間等の詳細も一画面で見ることができます。


▼ 月報機能の表示画面

月報機能

ソフトウェアの円グラフをクリックするとそれぞれ作業の内容と時間を見ることができます。



▼ 作業内容と時間

ソフトウェア

このグラフから、一か月のうち、

「Google Chrome」を使った作業が一番多かったことがわかります。


また、マウスオーバーすると、それぞれどれほどの時間を使ったのかがわかります。


このグラフからは、11時間14分(全体の約12%)、「Microsoft Excel」を使った業務を行った、ということがわかります。


各項目をクリックすると、下段に作業内容が表示されるので

どのような業務に工数がかかっているのかを把握することができます。




▼ スケジュール

スケジュール

このグラフからは、一か月のうち、

13時間(全体の約20%)を社内会議等に充てていたということがわかります。


カレンダーの設定を行い、一日のスケジュールを細かく入れておくことでより詳細をグラフで表示させることができます。


例えば、


・「資料作成」:会議や商談などの資料作成

・「営業訪問」:商談やセミナーなど

・「商品開発会議」:商品開発に関わるすべての会議

など




業務時間や内容を把握しやすくする方法

前述の通り、1日の作業内容とスケジュールの割合を把握することができますが、設定を行うことで、より細かい分析が可能となります。


作業内容は、ファイルに名前をつける時に規則を設けることで、一つの作業に対して、どれほどの工数がかかっているのかを把握しやすくできます。


スケジュールは、『カレンダー連携>集計キーワード設定』を設定し、カレンダー登録時に命名規則を設けることで、会議の中でも、どのような会議に参加したのかを把握しやすくできます。


ファイルやカレンダーの命名規則を設け、より明確に業務を可視化する

同じ業務なのにファイル名が担当者によって異なると可視化しづらくなるので、会社全体で統一することで可視化しやすくなります。


● 同じプロジェクトや作業に関わるファイル名を統一し、作業の時間を割り出しやすくする


例えば、定例で行われている商品開発プロジェクトの資料作成において、


① csvファイルで、生データを取り込む

② xlsxで「集計_yyyy.mm.dd」というファイル名で、作業し保存する

③ pptxで「yyyy.mmプロジェクト資料-共有用」というデータを作成する


一つの商品開発プロジェクトに関わる業務ですが、「yyyy.mm.dd_商品開発PJ(定例会議資料)-〇〇」のような形で統一できれば、作業ログをcsv出力した時に可視化・分析しやすくなります。


命名のポイント

〈命名のポイント〉


① 日付けを8桁にする

→ きれいに整えることができます

② つなぎの記号を固定

→ 日付けの後は『_』等にすると見やすくなります



上記の例で見ていくと、「商品開発プロジェクトに関わる業務時間」と「会議資料に関わる業務時間」のデータを抽出することができます。


このように命名規則を設けることで、検索時やCSV出力したデータを使う時に、より短時間で、業務にかかった時間を把握することができます。


ファイル名に関しては、フォルダ内が整理されて見やすくなり、探しているデータをすぐに見つけることができるので作業時間を短縮することもできます。


● カレンダーの予定に作業内容や会議名などを入れて集計しやすくする


集計キーワードを設定することで、より細かく集計することができます。


▼ サーバー設定>カレンダー連携

集計キーワード

例えば、資料作成にどれくらいの時間をかけているのかを集計したい場合、事前に設定画面で「資料作成」を登録し、実際にカレンダーへ予定を登録する時に、タイトルを「【資料作成】〇〇部定例」と保存します。





▼ ダッシュボード>勤務状況>勤務時間ランキング>ヒートマップ

集計区分

「【資料作成】xxxxの件」というような形でスケジュールを登録したとします。

1か月で集計した時に、何時間「資料作成」に時間がかかったか、自動集計・表示されます。





例えば、このグラフで10回行われた「資料作成」のスケジュールを見てみましょう。


1回目→「【資料作成】A社様_商品説明と他社比較資料」

2回目→「【資料作成】競合他社との比較資料」

3回目→「【資料作成】〇〇部△月度報告資料」

4回目→「【資料作成】商品A_競合他社との比較資料」

:

このように、「資料作成」と入れて登録した予定が、内容に関係なく、10回/1か月であったことと、その総時間は20時間であることがわかります。

もし1回目の、「【資料作成】A社様_商品説明と他社比較資料」が「A社様_商品説明と他社比較資料」で登録した場合、「資料作成」の予定としては、カウントされません。


※ 集計キーワードとカレンダーの予定を関連付けるのはカレンダーの予定を取込むタイミングで行われます。その為、集計キーワードを登録、更新しても取込当日から7日より以前のデータには適用されません。


Eye“247” Work Smart Cloudの機能を使って効率化を進める


ここまでで様々な機能を紹介してきましたので、これらの機能を使って以下のステップで効率化を進めていきましょう。


ー 現状の把握(Step1)ー


ダッシュボードやCSVで出力したデータを確認することで、誰がどのようなタスクを抱えているかなど、現状のチーム全体の業務量がわかってきます。それぞれの業務量にムラがあれば排除することで効率化ができます。


作業時間があまりにも多いことがわかれば、もしかしたら個人のキャパを超えた業務や負担が大きい業務があるかもしれません。負担が大きければ思わぬミスを起こしてしまうなど、サービスの品質の低下や個人の生産性を下げてしまう恐れがあります。


ー 改善するタスク整理(Step2)ー


現状の調査結果をもとに、チーム全体の業務を整理し、業務フローやタスクの整理を行い、改善業務をリストアップします。


一気に業務改善を行うと、混乱してしまったりして失敗に終わってしまうかもしれませんので、優先度をつけて、改善していくことをおすすめします。


また、「〇月までに完了」や「作業時間を〇時間削減」等、KPIを設定することで目標に対してどれくらい達成したのかを客観的に把握することができます。


余力があれば、効果を見てみる

なんとなく「業務が効率化できた」では本当に効果があったのかわかりません。もし効果をみたいと思ったらどれほど効果があったのかを確認し、PDCAサイクルを回して、必要であれば改善していくことも重要です。

一度改善を行って「完了」とするより、定期的なモニタリングを行うことでより効果的に効率化を進めることができます。


また、一連の業務フローや現場が感じている不満や要望を確認してから改善を実行することで、効果をより実感することができます。


「どれほどの効果があったのかを確認したい」場合

業務効率化を取り組む時に、スコープやKPIを設定しておくと良いでしょう。改善後に、『作業ログ機能』を活用すれば、どれほど効果があったのかを可視化できます。


作業ログは、いつ・誰が・どのような作業を行っていたかを分単位で表示する機能です。

検索機能もあり、例えば、残業が多かった日付を指定し検索すると、どのような業務に時間がかかっていたのかを把握することができます。


●作業ログ

ダッシュボード > ログ情報 >作業ログ


▼ 作業ログの表示画面

作業ログ

「作業ログ機能」では様々な条件での検索が可能なので、条件を指定しCSV出力したデータを使えば、改善前後でどれほど効果があったのかも把握することができます。


例えば「集計」というキーワードで検索すると、「集計」の業務がチーム全体でどれくらいの時間がかかっているのか、また、いつ・誰が・どのような「集計」の業務をおこなったかを把握することができます。


業務を効率化させるためにはこの他にも、社員のスキルや今までの業務でどのようなパフォーマンスで仕事をしてきたかをみて、適材適所の部署やポジションに再配置を行うことも効果的です。

また、誰でもできる業務であっても、作業品質にばらつきが起きる恐れがある業務には、マニュアルの作成やもし既にマニュアルが存在するのであれば、内容をシンプル且つ効率のいいものに刷新することも大切になってきます。


チームワーク

チームの生産性を向上させるための一つとして、現状の業務の取捨選択を行い、業務を効率化することをお伝えいたしました。


どのように効率化していくかは、分業化、アウトソーシングの活用だったりRPA化やツールの導入など様々な方法があります。企業にあった、また、チームにあった方法で効率化を目指していきましょう。


ぜひ、チーム全体の業務を把握し、生産性向上を目指す施策として、Eye“247” Work Smart Cloudを活用してください。


「早わかりガイド」も参考になれば幸いです。

サービス紹介ホワイトペーパー

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