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脱Excel。IT資産管理台帳の新常識と3つの失敗しない乗り換えポイント

  • FuvaBrain
  • 2 日前
  • 読了時間: 11分

脱Excel。IT資産管理台帳の新常識と3つの失敗しない乗り換えポイント

従来のExcelによるIT資産管理では対応しきれない課題が次々に顕在化しています。管理対象の多様化・増加、リアルタイムな情報把握、セキュリティの強化といった要件に対して、手作業に頼る表計算ソフトでは限界があります。


この記事では、なぜ今「脱Excel」が求められているのか、Excel管理の課題やリスク、そしてクラウド型IT資産管理台帳への移行で得られるメリットを詳しく解説します。さらに、クラウド移行を成功させるためのポイントやおすすめのIT資産管理ツールもご紹介します。

目次

■まだExcelでIT資産管理台帳を使っていませんか？

多くの企業が長年にわたり、IT資産管理をExcelで行ってきました。表形式で直感的に操作できるExcelは、ITスキルの高くない担当者でも比較的簡単に利用でき、導入コストもかからないことから重宝されてきました。

しかし近年、企業のIT環境は急速に変化しています。PCやモバイル端末、クラウドアプリケーション、ライセンス、ネットワーク機器など、管理対象のIT資産は種類・数ともに増加の一途をたどっています。また、リモートワークの定着によって社外からのアクセスや利用状況の把握が求められるようになり、リアルタイムな可視化とセキュリティ確保の重要性が高まっています。

このような環境下で、Excelによる管理では更新の遅延、情報の齟齬、属人化、セキュリティリスクといった課題が顕在化し、ITガバナンスの維持に支障をきたすケースが増えています。

今やExcelは「一時的な対応」には適しても、「継続的で拡張性のある管理手段」としては限界を迎えているのです。



■IT資産管理台帳をExcelでする時代は終わった理由

かつてはExcelでも十分だったIT資産管理。しかし、近年では管理すべき端末やソフトウェア、クラウドサービスは数百〜数千にものぼります。さらに、社内外でのリモートワークが定着し、従業員がどこでどの端末を使っているのか、どのソフトウェアを利用しているのかを、リアルタイムで正確に把握する必要性が高まっています。

そのような状況下で、手作業で更新するExcelでのIT資産管理は限界を迎えています。たとえば、新しいデバイスを導入した際に台帳への反映が遅れたり、更新漏れによって情報が古くなってしまったりすることが珍しくありません。また、担当者が不在の際に更新が滞るなど、属人的な運用体制が情報の鮮度や正確性を損ねる原因となっています。

こうした問題が積み重なると、監査対応やセキュリティ対策が後手に回り、組織全体のITリスクが増大します。加えて、管理状況の不透明さから、余計なIT資産の購入や重複契約といった無駄なコストが発生する可能性も否定できません。今や、リアルタイム性と正確性を両立した管理が求められており、Excelに代わる新たな手段への転換が必要とされています。



■Excel管理のよくある課題とリスクを徹底分析

Excel管理のよくある課題とリスクを徹底分析

Excel管理のリスクと課題としては、

  • データの属人化

  • 手作業によるミス

  • バージョン管理が煩雑

  • セキュリティの脆弱性

の4つがあげられます。4点のリスクと課題を詳しく確認しましょう。


データの属人化

Excel管理では、IT資産の更新作業が特定の担当者に依存しやすくなります。その結果、更新ルールやファイル構成が個人の判断に委ねられ、異動や退職の際に引き継ぎが困難になるケースも少なくありません。データの属人化は、担当者以外が更新内容を把握できず、引き継ぎが困難であり、管理精度の低下や資産情報のブラックボックス化を招く大きな要因です。


手作業によるミス

Excelは基本的に手動入力が前提となるため、入力ミスやコピー＆ペーストの漏れが頻発します。特に数百件以上のデバイス情報を扱う場合、ヒューマンエラーによる情報齟齬が業務全体に影響を及ぼす可能性があります。こうしたミスは、後々の監査や棚卸し時に大きな手戻りを発生させます。



バージョン管理が煩雑

複数の担当者が異なるタイミングでExcelファイルを更新すると、どれが最新版なのか分からなくなる事態が発生します。「最新版」「最終版」「修正版」といった複数のファイルが共有フォルダに並ぶことは、多くの現場で見られる課題です。この混乱は、誤った情報に基づく意思決定を誘発しかねません。


セキュリティの脆弱性

Excelファイルに対するパスワード設定やアクセス制御では、情報漏洩や不正閲覧のリスクが高くなります。特にUSBやメールでのファイル送付が日常化している現場では、悪意のある第三者に情報が渡る可能性も否定できません。企業の情報資産を守るうえで、より高度なセキュリティ対策が必要です。



■Excelから脱却することで得られる3つのメリット

IT資産管理台帳をExcelからやめることで

  • 業務の効率化

  • 情報の正確性向上

  • セキュリティ強化

の３つのメリットを得ることが出来ます。詳しく確認してきましょう。


業務の効率化

クラウド型IT資産管理ツールを活用することで、これまで手作業で行っていた入力や検索、レポート作成といった作業を自動化できます。定型レポートや資産一覧の出力もワンクリックで完了するため、担当者の工数を大幅に削減し、他の重要業務にリソースを振り分けることが可能になります。


情報の正確性向上

Excel管理では、情報の更新や共有にタイムラグが生じやすく、誤情報が組織内に広がるリスクがあります。クラウド管理なら、すべての情報がリアルタイムに反映され、誰がいつどのような変更を行ったかも履歴として残るため、正確な情報に基づいた意思決定が可能になります。


セキュリティ強化

クラウドツールでは、アクセス権限の細かな設定やユーザーごとの操作ログの取得が標準機能として備わっており、不正なアクセスや内部不正の兆候を早期に発見できます。また、データの暗号化や多要素認証など、企業のセキュリティポリシーに沿った運用ができる点も大きなメリットです。



■IT資産管理台帳をクラウド化するメリット

IT資産管理は企業の情報基盤を支える重要な業務です。クラウド化には

  • リアルタイムでの資産状況の把握

  • 更新・共有・検索の効率化

  • セキュリティ対策・ログ管理との連携

といった多くのメリットがあります。


リアルタイムでの資産状況の把握

クラウド型IT資産管理ツールを導入する最大のメリットの一つが、リアルタイムでの資産状況の可視化です。従来のExcel管理では、データ更新に時間がかかり、正確な資産状況を把握することが困難でした。一方、クラウド型では、各拠点や部署ごとのPC、モバイル端末、ソフトウェアライセンス、周辺機器といった情報がリアルタイムで集約され、最新の情報に基づいた運用が可能になります。

たとえば、部署で新たに導入されたPCが即座に台帳へ反映されることで、資産の重複や過不足といった問題を未然に防げます。また、管理者は本社にいながら遠隔地の拠点状況を把握し、トラブル対応や資産配備の最適化が迅速に行えるようになります。これにより、IT管理にかかる時間と労力を大幅に削減できます。


更新・共有・検索の効率化

Excelとは異なり、クラウド環境では、複数の担当者が同時にIT資産管理台帳へアクセス・編集が可能です。Excelで起こりがちな「誰かがファイルを開いていて編集できない」「最新版がどれか分からない」といった混乱がなくなります。さらに、クラウド型ツールは自動で変更履歴を保存し、いつ・誰が・どの項目を更新したのかを明確に記録できるため、監査やトラブル対応にも役立ちます。

また、検索性の高さも特徴です。キーワード検索や条件フィルター、カテゴリ別の絞り込みといった機能が標準搭載されており、膨大な資産情報から目的のデータをすぐに探し出せます。これにより、担当者の情報取得スピードが飛躍的に向上し、日常の管理業務が効率化されます。


セキュリティ対策・ログ管理との連携

IT資産管理において、セキュリティ対策は非常に重要な観点です。クラウド型IT資産管理ツールでは、アクセス権限をユーザーごとに細かく設定できるため、誤操作や情報漏洩のリスクを最小限に抑えられます。また、USB接続の検知やソフトウェアの不正インストール監視、外部デバイスの持ち出し制限といった機能と連携することで、内部不正の抑止にもつながります。

さらに、端末操作ログやログイン履歴を取得・保存することで、万が一の情報漏洩やセキュリティインシデント発生時にも、迅速な原因究明と対応が可能です。こうした監視機能は、企業の情報ガバナンス強化やコンプライアンス遵守の観点からも重要な役割を果たします。



■Excelからクラウドへスムーズに移行するためのポイント

Excelからクラウドツールへの移行の際に、注意する点は3つあります。

  • 現状の棚卸しと管理台帳のデジタル化

  • クラウド型IT資産管理ツールの選び方

  • 移行後の運用ルールと教育体制

上記のポイントについてより詳しく見ていきましょう。


現状の棚卸しと管理台帳のデジタル化

Excelで管理しているIT資産台帳をクラウドツールに移行する前に、まずは現状の棚卸しが必要です。棚卸し作業では、現在管理されているPC、サーバー、ソフトウェアライセンス、ネットワーク機器などの情報を正確に洗い出し、使用状況や設置場所、担当者といった項目ごとに整理します。

さらに、管理台帳に含まれる情報の整合性を確認し、不要なデータや重複を排除する作業も不可欠です。この作業を通じて、クラウドツールに移行すべきデータ構造や必要な管理項目が明確になり、スムーズなデジタル化を実現できます。


クラウド型IT資産管理ツールの選び方

クラウド型IT資産管理ツールを選ぶ際は、単に多機能であることよりも、現場で「使いやすいか」どうかが重要です。たとえば、ダッシュボードの視認性や操作画面の直感性、レポート出力機能の柔軟性など、日常業務を意識した視点で比較検討する必要があります。

また、セキュリティ対応も欠かせない要素です。アクセス制御やログ取得、多要素認証といった基本的なセキュリティ機能を備えているかを確認しましょう。さらに、自社のIT環境や管理ルールに合ったカスタマイズ性も確認しておくことが重要です。


移行後の運用ルールと教育体制

新しいツールを導入しても、使いこなせなければ意味がありません。クラウド型ツールへの移行後にスムーズな運用を実現するためには、新しい管理ルールの整備が不可欠です。たとえば、「資産登録はどのタイミングで誰が行うのか」「異動や廃棄時の手続きはどうするのか」など、具体的な業務フローを明文化しておく必要があります。

加えて、ツールを使いこなすための社内教育も重要です。初回研修だけでなく、マニュアルや操作動画などの学習コンテンツを用意し、社内での習熟度を平準化することが求められます。また、定期的なレビューや振り返りの場を設けることで、継続的な改善と定着化を促進できます。



■おすすめのIT資産管理ツール『Eye“247” Work Smart Cloud』とは

『Eye“247” Work Smart Cloud』は、クラウドベースでIT資産の見える化・監視・管理が可能な統合ツールです。Excelでは実現が難しいリアルタイム管理と情報漏洩対策を中心としたセキュリティを兼ね備え、多くの企業で導入が進んでいます。


『Eye“247” Work Smart Cloud』では、PC端末の使用状況を明確にすることが出来ます。お客様の中には数ヶ月使われていないPC端末が見つかり、整理することができたとのお声をいただいています。

また、ソフトウェアの使用状況も確認できる為、本当に必要なソフトウェアが分かり、導入したのに使っていないソフトウェアを検出しIT資産最適化へのお手伝いも可能です。


このツールでは、PC操作ログ、ソフトウェアライセンス、USB利用状況、アプリの使用履歴など、さまざまなIT資産情報を一元的に管理できます。


PC端末を管理

PC端末の情報（40項目以上）を自動で取得し、一覧で表示します。検索や絞り込みもでき、CSV出力することもできます。

情報はリアルタイムで自動更新されるので、常に最新の情報を確認することができます。


ソフトウェアを管理

社内でインストールされているソフトウェアが一覧表示されます。また、ソフトウェアの使用頻度は業務可視化の分析から調べることができます。導入したものの使っていないものなども調べることができるため、コストカットにつなげることも可能です。


初期設定やデータ移行のサポートが充実しており、Excelでの管理経験しかない企業でもスムーズに移行できます。

IT資産管理を台帳で行っている場合は作業ゼロ化も可能で、CSVファイルがあれば、以前まで活用していたデータをそのまま移行することができます。



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■まとめ：IT資産管理はクラウドへ。今こそ「脱Excel」する時

業務の効率化、セキュリティ強化、リアルタイム性。これらを実現するには、もはやExcelだけでは限界があります。今こそ、IT資産管理台帳をクラウドへ移行し、DX時代にふさわしい管理体制を整えるべきです。

『Eye“247” Work Smart Cloud』のような専用ツールを導入することで、業務の質とスピードを同時に高めることが可能です。ぜひこの機会に、脱Excelを検討してみてはいかがでしょうか。


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