業務属人化を防ぐ！生産性が劇的にアップする基本の3ステップ

FuvaBrain
8月29日
読了時間: 10分

更新日：2025年8月29日

業務の属人化は、多くの企業が直面している深刻な課題です。特定の社員だけが業務内容やノウハウを抱え込んでしまうと、休職や退職といった突発的な事態が起こった際に業務が滞り、組織全体の生産性や事業継続に大きな影響を与えます。

この記事では「業務属人化」をテーマに、その定義や原因を整理したうえで、具体的な防止策と最新のツール活用法を解説します。

属人化とは？基本定義とメリット・デメリット
- 属人化の定義
- 属人化が発生しやすい業務の例
- 属人化のメリットとデメリット
- 属人化が問題視される理由
属人化が起こる主な原因3つ
- ①業務の可視化・文書化がされていない
- ②特定の担当者のスキルに依存している
- ③情報共有の仕組み・文化が整っていない
属人化を防ぐ基本ステップ
- ステップ１：業務の可視化
- ステップ２：業務のマニュアル化・標準化
- ステップ３：業務分担と定期的な見直し
効果的な具体的属人化対策
- 業務マニュアル化とテンプレート整備
- ナレッジ共有ツールの導入
- 権限の分散とチーム化
- 定期的な業務棚卸しと改善サイクル
『Eye“247” Work Smart Cloud』が属人化防止に最適な理由
- 属人化防止に効く主要機能
- 属人化を防げる理由
まとめ：属人化対策の起点に、『Eye“247” Work Smart Cloud』という選択を

■属人化とは？基本定義とメリット・デメリット

属人化の定義

「属人化（ぞくじんか）」とは、特定の業務や業務ノウハウが一部の社員に依存し、他の人では対応できない状態を指します。これは企業規模を問わず起こりうる現象ですが、特に中小企業ではリソースが限られているため、発生リスクが高い傾向にあります。

また、この状態では、業務の手順や進捗状況が担当者以外に共有されておらず、いわゆる「業務のブラックボックス化」が発生します。

属人化は、企業の成長や業務効率化を妨げる大きな要因となるため、早期の対策が求められます。

属人化が発生しやすい業務の例

属人化は、特に専門性が高い業務や、長年同じ担当者が行っている業務、マニュアル化されていない業務で発生しやすい傾向があります。

たとえば、経理の月次決算処理、ITシステムの運用保守、営業の顧客管理、独自のノウハウが必要な製造工程などが挙げられます。これらの業務は、担当者が不在になると業務が滞るリスクが高まります。

属人化のメリットとデメリット

属人化には一部メリットも存在しますが、デメリットが大きく上回ります。

メリットとしては、担当者の専門性やノウハウが活かされ、業務のスピードや品質が向上する場合があります。デメリットとしては、担当者が不在時の業務の停滞、引き継ぎが困難、組織全体の生産性低下などのリスクが顕在化します。

以下に、メリット・デメリットを比較した表を掲載します。

メリット	デメリット
専門性・ノウハウの活用	業務の停滞・ブラックボックス化
業務の迅速化	引き継ぎ困難・生産性低下

属人化が問題視される理由

属人化が問題視される最大の理由は、組織の持続的な成長や安定運営を阻害するからです。

属人化が進行すると、退職・休職・異動といった不可避なイベントによって、以下のような問題が発生します。

業務が止まり、納期遅延や売上損失を招く
後任が業務を正確に引き継げず、品質が低下
顧客対応に支障が出ることで信頼低下

特に中小企業では、属人化している業務の「棚卸し」や「可視化」が行われていないケースが多く、潜在的リスクに気づけないまま放置されていることが課題です。

■属人化が起こる主な原因3つ

属人化は偶然ではなく、「可視化されない業務」「スキルへの依存」「情報共有不足」という3つの要因の積み重ねで発生します。上記の図では属人化の3つの原因が関連しあい、悪循環を生んでいることを表しています。

まずは、自社にこれらの兆候がないかをチェックし、「可視化」「仕組み化」による改善に着手しましょう。

①業務の可視化・文書化がされていない

属人化の大きな原因の一つは、業務の手順やノウハウが可視化・文書化されていないことです。担当者の頭の中だけに情報が蓄積されているため、他のメンバーが業務内容を把握できず、引き継ぎやサポートが困難になります。特に、メルマガ作成、問い合わせ対応、各種集計業務など「毎月のルーティンで行われているが手順が明確でない業務」は可視化が遅れやすく属人化の温床となります。

②特定の担当者のスキルに依存している

業務が特定の担当者のスキルや経験に依存している場合、属人化が進行しやすくなります。

たとえば、「長年の経験がないと判断できない」「ツールの操作は○○さんしかできない」といったスキル依存は、他のメンバーが簡単に代替できず、急な退職・休職時の業務停止を引き起こします。業務を一部の担当者に任せきりにする体制が長期化すると、属人化はより深刻になります。

③情報共有の仕組み・文化が整っていない

組織内で情報共有の仕組みや文化が整っていない場合、属人化が加速します。

たとえば、ナレッジ共有ツールが導入されていない場合や、情報をオープンにする風土がない場合、担当者が自分だけで業務を抱え込む傾向が強まります。

これにより、組織全体の生産性や柔軟性が損なわれます。

■属人化を防ぐ基本ステップ

業務属人化は放置すると、業務の停止・引き継ぎの混乱・人材依存のリスクを引き起こします。しかし、逆に言えば属人化する前に適切な対策を講じれば、トラブルを未然に防ぐことができます。

ここでは、業務属人化を防ぐために押さえるべき「3つの基本ステップ」をご紹介します。

ステップ１：業務の可視化

業務の全体像が見えなければ、どこが属人化しているか判断できません。属人化を防ぐ第一歩は、誰が・どの業務を・どれくらいの時間行っているのかを洗い出し、業務の全体像や手順を「可視化」することです。

業務フローや作業手順を図やリストで整理し、誰がどの業務を担当しているのか、どのような流れで進んでいるのかを明確にします。これにより、業務の重複や抜け漏れ、属人化している部分が一目で把握でき、改善ポイントも見つけやすくなります。

業務フロー図の作成
タスク一覧の作成・整理
担当者ごとの業務棚卸し

ステップ２：マニュアル化・標準化

業務の可視化ができたら、次はマニュアル化・標準化を進めましょう。作業手順や注意点、必要なツールや書類などを文書化し、誰でも同じ品質で業務を遂行できる状態を目指します。

たとえば「メルマガ配信業務」は担当者の勘と経験に依存しがちですが、テンプレートやルールを整えることで共有・代行が可能になります。また、マニュアルは定期的に見直し、現場の声を反映させることで、実用性と継続性が高まります。

業務マニュアルの作成
チェックリストやテンプレートの整備
マニュアルの定期的な更新

ステップ３：業務分担と定期的な見直し

属人化を防ぐには、業務を複数人で分担し、定期的に担当者や手順を見直すことが重要です。ローテーションやクロストレーニングを導入することで、特定の人に業務が集中するのを防ぎます。また、定期的な業務棚卸しを行い、属人化の兆候がないかチェックしましょう。

業務ローテーションの実施
クロストレーニングの推進
定期的な業務棚卸し

関連記事：業務平準化で「業務負担が大きい」を解消！事例に学ぶ成功の秘訣とは

■効果的な属人化対策

属人化の対策は、担当者の退職を想定した事後的な対策ではなく、「いつ誰が担当しても成果が出せる」仕組みの設計です。

属人化は放置すればするほど深刻化しますが、「可視化」「マニュアル化」「チーム化」「棚卸し」の4つを着実に実行すれば、生産性と組織の強さが両立できる運用体制が整います。

業務マニュアル化とテンプレート整備

業務の進め方が属人化していると、誰かが抜けた瞬間に手順が不明になり、業務が止まります。まずは業務を「見える言葉と形」に変えることが重要です。

業務マニュアルやテンプレートを整備することで、誰でも同じ手順で業務を進められるようになります。特に、複雑な業務や例外対応が多い業務ほど、詳細なマニュアルやチェックリストが有効です。テンプレートを活用することで、作業の抜け漏れや品質のバラつきを防げます。

詳細な業務マニュアルの作成
チェックリストや業務フローチャートの導入
書類・メール・報告書のテンプレート化

ナレッジ共有ツールの導入

知識や経験が属人化しないように、ナレッジ共有ツールを導入することで、業務ノウハウや手順、トラブル対応事例などを組織全体で共有できます。クラウド型のツールを活用すれば、場所や時間を問わず情報にアクセスでき、属人化のリスクを大幅に低減できます。また、検索性や更新性にも優れ、情報の鮮度を保つことが可能です。

社内Wikiやナレッジベースの活用
クラウド型ドキュメント管理ツールの導入
Q&Aや事例共有の仕組みづくり

権限の分散とチーム化

業務の権限や責任を特定の個人に集中させず、チームで分担する体制を整えることも属人化対策に有効です。複数人で業務をカバーし合うことで、担当者の不在時にも業務が滞りません。また、チーム内での情報共有や相互フォローが促進され、組織全体の柔軟性が高まります。

チーム制の導入
業務のダブルチェック体制
権限分散によるリスク分散

定期的な業務棚卸しと改善サイクル

属人化の多くは「気づかないうちに進行」しているのが実情です。

定期的に業務内容や担当者、手順を棚卸しし、属人化の兆候や非効率な部分を洗い出しましょう。業務改善サイクル（PDCA）を回すことで、常に最適な業務体制を維持できます。このプロセスを継続することで、属人化の再発防止にもつながります。

業務棚卸しの定期実施
PDCAサイクルによる業務改善
属人化リスクの定期チェック

■『Eye“247” Work Smart Cloud』が属人化防止に最適な理由

属人化を防ぐには、「業務の可視化」「ナレッジの共有」「定型化・標準化」など複数の対策が必要です。しかしそれらを一つ一つ手作業で行うには限界があり、継続性や客観性にも課題があります。

そこで注目されているのが、PC操作ログの可視化とIT資産管理を一元化できるクラウドツール、『Eye“247” Work Smart Cloud』です。

属人化防止に効く主要機能

機能カテゴリ	主な機能	属人化への効果
業務ログの可視化	PC操作ログを1分単位で取得	誰が、何の業務を、どのくらい行っているかが明確になる
勤怠乖離チェック	打刻と実稼働ログの比較	未申告残業や業務の偏りが可視化される
ユーザー別ダッシュボード	社員一人ひとりの業務時間・アプリ使用率を可視化	担当業務の負荷・内容を数値で「可視化」し、業務分担を最適化する

属人化を防げる理由

① 業務のブラックボックスを排除できる

『Eye“247” Work Smart Cloud』は、PCの操作状況を記録・可視化できるため、「○○さんがいつもやっているけど、何をしてるのか分からない」という状態を排除できます。これにより、業務内容・工数・偏りがログとして客観的に把握でき、他メンバーとのタスクシェアやマニュアル化の土台となります。