業務平準化で「業務負担が大きい」を解消！事例に学ぶ成功の秘訣とは
- FuvaBrain
- 1 日前
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多くの企業で、特定の担当者や時期に業務負担が偏り「業務が回らない」「一部の社員に負荷が集中している」といった課題が深刻化しています。これを放置すれば、離職や品質低下、組織力の弱体化を招きかねません。
この記事では、業務平準化の基本概念から、実際に成功した事例、現場で活用できる具体的な仕組みまでをわかりやすく解説します。業務の属人化を解消し、安定的に成果を出せる体制づくりのヒントとしてご活用ください。
目次
業務平準化と業務標準化の違い
業務平準化のメリット・デメリット
【事例1】マニュアル整備とスキルマップ運用
【事例2】タスク管理ツールの導入
【事例3】定型業務の自動化
作業手順書・標準マニュアルの整備
業務プロセスの可視化ツール
スキルマップ・多能工育成
RPA・自動化ツールの導入
操作ログの活用
業務平準化を実現化する『Eye“247” Work Smart Cloud』
業務負荷や隠れ残業の多い社員を可視化
PCログで業務の可視化
社員の集中度を確認
■業務平準化とは何か？意味と基本概念を解説
業務平準化とは、特定の時期や特定の担当者に偏りがちな業務量や負荷を均等化し、安定的に生産性を維持するための取り組みを指します。生産現場では「平準化生産」として知られる概念ですが、近年ではオフィス業務やホワイトカラー業務においても注目されています。属人化の解消、残業削減、休暇取得の促進、組織全体の業務品質向上など、多くのメリットがあります。
業務平準化と業務標準化の違い
業務平準化は、業務量を均等にして負荷を平準化する取り組みで、それに対して業務標準化は、作業手順や内容を統一して品質を一定に保つ取り組みです。
平準化は負担の分散を目的とし、標準化は作業のばらつきをなくし再現性を高めることが目的であり、双方を組み合わせることで効率的な業務運営が可能になります。
業務平準化のメリット・デメリット
業務平準化には、負担集中の回避や生産性向上などのメリットがあります。一方で、初期準備の負担や標準化の形骸化リスクといったデメリットも存在します。これらを理解し、現場に合わせた業務平準化計画を立てることが重要です。
業務平準化のメリット
特定社員への負担集中を回避し、離職リスクを低減できる
業務効率化により生産性を向上できる
突発的な欠員にも柔軟に対応できる組織体制を作れる
業務平準化のデメリット
平準化のための初期準備に手間がかかる
標準化やマニュアル作成が不十分だと形骸化する恐れがある
経営層や現場の理解を得られないと運用が定着しにくい
■業務平準化がされていない現場の危険信号一覧
業務平準化ができていない現場には、いくつかの典型的な危険信号が現れます。これらの状態を放置すると、社員の離職リスクや品質事故、納期遅延など重大な経営リスクに発展しかねません。
一部のベテラン社員に業務が集中している | 特定の業務が熟練社員に偏っていると、本人に大きな負荷がかかるだけでなく、欠勤や退職時に業務が回らなくなるリスクが高まります。 |
|---|---|
特定の繁忙期に残業や休日出勤が急増する | 業務量の波が激しい場合、繁忙期に過重労働が常態化し、心身の疲労や離職率の上昇につながります。 |
業務プロセスがマニュアル化・ 標準化されていない | 作業方法が属人的で共有されていないと、他のメンバーが対応できず、平準化が困難になります。 |
新人が業務を習得できず、 教育負担が大きくなる | 業務が体系化されていないと新人の習得に時間がかかり、ベテランへの教育負荷が増し、全体の効率も下がります。 |
突発的な退職や欠勤が業務停滞に直結する | 業務が一部の人に集中している状態では、急な人員不足が即座に業務の停滞や納期遅延を引き起こします。 |
■業務平準化事例から学ぶ成功ポイント
実際の業務平準化事例を知ることで、自社での取り組みを具体化しやすくなります。
【事例1】マニュアル整備とスキルマップ運用
ある製造企業では、熟練技術者に依存していた生産現場の業務を見直しました。作業マニュアルの詳細化、教育用動画の作成、スキルマップを活用した人材育成計画により、誰でも標準作業ができる体制を構築。結果としてベテランの負荷軽減と新人の早期戦力化を実現しました。
【事例2】タスク管理ツールの導入
プロジェクト進行の属人化に悩んでいたIT企業では、全業務タスクをプロジェクト管理ツールで「見える化」しました。進捗状況や負荷分散がリアルタイムで確認でき、過剰な業務集中が発生する前にマネージャーによる調整が可能となりました。個人依存からチーム全体での平準化運営に成功しています。
【事例3】定型業務の自動化
経理・人事部門では、RPA（Robotic Process Automation、ロボティック・プロセス・オートメーション）や自動ワークフローを導入。定型処理を自動化することで、月末月初に集中していた業務負荷を大幅に平準化しました。人的ミスも減少し、戦略的な業務へ時間を割けるようになりました。
■業務平準化の具体的な方法5選
業務平準化を実現するためには、仕組みづくりとツール活用が不可欠です。
作業手順書・標準マニュアルの整備
業務プロセスの可視化ツール
スキルマップ・多能工育成
RPA・自動化ツールの導入
操作ログの活用
これらの仕組みを段階的に組み合わせることで、現場の「業務負担が大きい」状況を着実に改善できます。
作業手順書・標準マニュアルの整備
誰が担当しても同じ品質で業務を遂行できるよう、作業内容や手順を文書化・マニュアル化します。これにより属人化を防ぎ、業務引継ぎや教育コストを削減できます。また、マニュアル化の過程で業務量が多い時間帯や担当者を分析することで、改善点や効率化できる箇所が明確になります。
業務プロセスの可視化ツール
業務の流れを可視化できるツールを導入することで、各業務の負荷状況や処理時間をリアルタイムに把握可能です。これにより、業務の偏りやボトルネックを事前に特定・改善できます。
スキルマップ・多能工育成
社員のスキルを一覧化し、どの業務が対応可能かを可視化することで、業務の属人化を解消します。さらに多能工の育成により、業務の偏りや急な欠員にも柔軟に対応できます。最適なタスクを割り当て、必要に応じてフレックスタイム制やシフト制などを導入し、柔軟な働き方を実現していきましょう。
RPA・自動化ツールの導入
定型的なルーティン業務をRPAなどで自動化することで、人の作業負担を大きく軽減できます。特に繰り返し発生する事務処理業務の平準化に効果的です。また、自動化することにより、ヒューマンエラーを減らすことにもつながります。
操作ログの活用
社員の業務実態やPC操作状況を操作ログで把握することで、どの業務に時間がかかっているかを明確にできます。これにより、業務負荷の高い業務を抽出し、再配分や業務改善につなげることが可能です。
■業務平準化における注意点
業務平準化を進める際には、現場への理解促進と段階的な導入が大切です。
平準化を急いで進めると現場の混乱を招くこともあるため、現状分析を行い、マニュアル整備やツール導入を段階的に進める計画を立てましょう。また、経営層の支援を得て全社的に取り組む姿勢を示すことが、平準化を定着させるカギとなります。
■業務平準化を実現化する『Eye“247” Work Smart Cloud』
『Eye“247” Work Smart Cloud』は、業務実態を操作ログで可視化し、負荷状況をデータで把握できます。これにより、一人の社員へ負担が集中することを防ぎ、業務平準化を仕組みとして定着させることが可能です。
業務平準化を実現させるためには、業務を回すために隠れ残業をしてしまっている社員や、明らかに多い業務量を引き受けてしまっている社員を発見する必要があります。
『Eye“247” Work Smart Cloud』では、業務負荷や隠れ残業のある社員を勤怠乖離チェックや、PC操作ログにより可視化することができます。「勤怠乖離チェック」を活用すると、深夜に隠れて残業をしていた場合、PC操作ログに記録され、勤怠入力していないにも関わらず、労働していることがひと目で把握できます。また、「ヒートマップ」により、休憩時間にきちんと休憩を取っているかどうかも可視化することが可能です。
勤怠オプションを契約している場合、勤怠データに乖離を確認できれば、自動的にアラートが管理者にメールで通知されます。これにより、隠れ残業などを早期に発見することができ、業務平準化につなげることが可能です。
業務平準化を進めるには、まず操作ログで日常の業務実態を可視化することが重要です。 『Eye“247” Work Smart Cloud』では、PC操作ログを取得することができます。WEBアクセス利用履歴やファイル操作、アプリの使用履歴などを自動で収集・可視化するので、業務時間内外の作業実態を把握することが可能です。
ログから時間を多くとっている作業を分析し、RPA化などの自動化により、人的ミスや人の作業負担を減らすことで、業務平準化を可能にします。
社員の集中度を確認
業務平準化を進めるには、社員の得手不得手を理解し、業務の割り当てをする必要性があります。
その際、『Eye“247” Work Smart Cloud』ヒートマップ機能を使用することで、社員の業務状況をより立体的に理解することができます。 タスクが進んでいないにも関わらず、業務集中力に問題なく、残業が多い場合には、割り当てされている現状の業務が、力量に合っていない可能性が高いことが分かります。社員への指導のきっかけや、再配分や業務改善につなげることができます。
また、個人だけではなく部署別の稼働レポート機能も搭載しており、働き方改革や生産性向上にも活用されています。
『Eye“247” Work Smart Cloud』を導入した企業様の口コミ
リモート業務の管理をする製品を導入するために20製品ほどを比較検討しました。選考ポイントは、2点あり、業務内容の把握とセキュリティ対策でした。この2点を実装している製品は少ないのですが、そのなかでクオリティの高さとコストの安さを兼ね備えているのがEye247でした。一般的にクオリティが高ければ、それに応じてコストも高くなるのが普通ですが、Eye247は見事にその両方を兼ね備えています。20製品ほどを調査しましたが、導入すべきはEye247しかないと絶対の自信がありました。 |
管理画面が軽量でサクサク動き、UIも比較的親切で分かりやすいです。 なにより、他社の類似製品と比較にならないほど安価なので 「まず試す」がしやすいのは大きなメリットだと思います。 安価でいて機能も必要十分なので、不満が少ない良い製品だと思います。 |
■まとめ：業務平準化は「可視化」と「仕組み化」が重要
業務平準化の最大のポイントは、業務状況を可視化し、属人化を防ぐ仕組みを作ることです。現場の感覚に頼るのではなく、客観的なデータとルールに基づく業務設計が求められます。小さな業務の「ばらつき」や「集中」を見逃さず、継続的に改善していく体制が企業力の底上げにつながります。
この記事のポイント
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