「感染症対策でテレワークを導入したけれど、チームの業績が下がってしまった...。」とお困りではありませんか？
ここ数年で多くの企業が導入したテレワークですが、社員同士のコミュニケーションが取りにくいなどの課題があります。
そこで注目されたのがテレワークとオフィスワークを組み合わせた『ハイブリッドワーク』です。
この記事ではハイブリッドワークが注目される背景からメリットやデメリットをわかりやすく解説します。社員が柔軟な働き方を選択できる「ハイブリッドワーク」を検討されている企業のご担当者は、参考にしていただければ幸いです。
目次 ：
企業視点のメリット・デメリット
社員視点のメリット・デメリット
勤怠管理やルールが複雑
コミュニケーションやスケジュール管理が複雑
セキュリティや情報漏えいのリスクが高くなる
勤怠状況の見える化
コミュニケーションが取れる仕組み
評価制度の見直しと平準化
業務フローの見直しとスケジュール管理
セキュリティ担保
社員の働き方を可視化して公平な評価ができる仕組みづくり
自己申告の勤怠データとPCの作業ログの複数要素で管理が可能
ハイブリッドワークとは
ハイブリッドワークは、会社に出社して働く「オフィスワーク」と、自宅などの会社以外の場所で働く「テレワーク」を組み合わせた働き方です。
オフィスワークには社員同士が交流しながら仕事ができる、オンとオフの切り替えがしやすいなどのメリットがあります。
テレワークには通勤時間が無い、感染症リスクを抑えられる、自分のペースで仕事ができるなどのメリットがあります。
ハイブリッドワークはオフィスワークとテレワークのメリットを活かして、社員の生産性を高められる働き方として注目されています。
ハイブリッドワークが注目される背景
新型コロナウイルスのまん延により、多くの企業でテレワークが導入されました。
しかし、テレワークにはコミュニケーション不足やインターネット環境、PCの整備、勤怠管理の問題など多くの課題があります。テレワークだけでは完結できない仕事があり、オフィスワークせざるを得ない企業も多いでしょう。
そこで注目されたのが、ハイブリッドワークです。
社員の希望や仕事に合わせてオフィスワークとテレワークを選べるハイブリッドワークは、今後も多くの企業で導入が進んでいくと考えられています。
ハイブリッドワークのメリット・デメリット
多くの企業で導入が進むハイブリッドワークにはメリットとデメリットがあります。
企業側、社員側の２つの視点からハイブリッドワークのメリットとデメリットを確認していきましょう。
企業視点のメリット・デメリット
ハイブリッドワークを導入する企業には、以下のようなメリットがあります。
オフィスの規模を縮小してコストダウンできる
社員の生産性が向上する
人材の確保がしやすくなる
オフィスに出社する社員が少なくなるハイブリッドワークでは、オフィスの規模を縮小できます。賃貸料や光熱費などが下がり、コストダウンが可能です。
また、育児や介護などで毎日の出社が難しい社員にも働きやすい環境を提供することができます。
ハイブリッドワークを導入することで、社員が個々の事情や業務内容に合わせて働く環境を選択できるようになると、社員のパフォーマンスが最適化されて、生産性が向上するのもハイブリッドワーク導入のメリットです。
ハイブリッドワークの推進は、働き方の多様性を認めることにつながります。社員の満足度が向上し、新たな採用もしやすくなるでしょう。
一方、企業側にとってハイブリッドワークを導入するデメリットはルール作りが複雑になることです。働き方が多様となるため、新たなルール整備が必要となります。勤怠管理、評価制度の見直しなど、あらゆる面で改定が必要になるのがデメリットだといえます。
勤怠やスケジュール管理のために新たなツールを導入することが多く、新たなコストが発生することもデメリットの１つでしょう。
社員視点のメリット・デメリット
ハイブリッドワークを実践することで、社員にとっては以下のメリットがあります。
感染症対策になる
多様な働き方ができる
主体性が芽生える
オフィスに出社しない日が増えるので、自ずと感染症対策となります。感染リスクが下がることで、精神的にも気が楽になり、生産性が向上するでしょう。
オフィスワークとテレワークを選択できることで、働き方に幅が広がります。育児や介護でフルタイム勤務を諦めていた人も、ハイブリッドワークであれば働きやすくなるでしょう。
ハイブリッドワークでは、社員が業務内容や自分の状況に合わせて、オフィスワークかテレワークを選択します。自主的に選択することで、仕事に対して主体性を持てることもメリットの１つです。
社員にとってハイブリッドワークのデメリットは、コミュニケーションが不足することです。Zoomなどのコミュニケーションツールが発達していますが、情報共有など、対面で話す方が円滑に進むこともあります。思わぬミスを発生させないために、コミュニケーションが不足しない工夫が必要です。
また、仕事にはトラブルがつきものですが、緊急対応はオフィスワークの社員に偏ることも多く、テレワークの社員との不公平感が出ることもデメリットです。
ハイブリッドワークを導入する上での課題
ハイブリッドワークを導入する上では、以下の課題を抱える企業が多いと思います。
社員の勤怠管理が複雑になる
社内コミュニケーションが取りにくくなる
セキュリティが不安になる
それぞれの課題を詳しく確認していきましょう。
勤怠管理やルールが複雑
ハイブリッドワークでは、オフィスワークの社員とテレワークの社員が混在します。中には日替わりで働き方が変わる社員もいるでしょう。社員の勤怠管理は、当然ながら複雑になります。
社員一人ひとりの予定を把握し、適切な勤怠管理を行うためには、グループウェアや社内SNSを活用して、社員の行動を見える化することが大切です。
勤怠管理ツールの打刻機能を使って出退勤時間を把握して、適正な労働時間となるように管理することも検討してみましょう。
コミュニケーションやスケジュール管理が複雑
オフィスワークでは仕事の相談や雑談を対面で行うことができます。ちょっとしたコミュニケーションにより、仕事が円滑に進むという側面もあるでしょう。
ハイブリッドワークでは、社員同士の気軽なコミュニケーションが減少します。中にはずっとテレワークをしていて顔を合わせない社員も出てくるでしょう。
情報共有の場を定期的に設けるなどルールを決めて、社内コミュニケーションを意識的に行うことが大切です。
セキュリティや情報漏えいのリスクが高くなる
ハイブリッドワークでは、オフィスワークとテレワークを組み合わせるため、情報漏えいの危険性が高まります。テレワークをするためにPCを持ち帰った日に盗難に遭えば、大切な企業情報を紛失する恐れもあるでしょう。
また、自宅で家族に声が聞こえる範囲で重要な会議をオンラインなどで参加し、その会議中の話を聞いていた家族が悪気なく、会議の情報をSNS等で発信してしまうなどの恐れもあります。
PC端末やUSB等による情報の持ち出し、紛失リスクへの対策やルールの作成も重要となってきます。
ハイブリッドワークを成功させるための５つのポイント
ハイブリッドワークを成功させるためには、以下の５つのポイントを意識しましょう。
勤怠状況の見える化
コミュニケーションが取れる仕組み
評価制度の見直しと平準化
業務フローの見直しとスケジュール管理
セキュリティ担保
それぞれを詳しく確認していきます。
勤怠状況の見える化
オフィスワークとテレワークを組み合わせるハイブリッドワークでは、社員の勤怠状況を的確に把握することが求められます。
勤怠管理ツールを使えば、Aさんはオフィスワーク、Bさんはテレワーク、Cさんは休みといったように勤怠状況の見える化が可能です。打刻機能を使えば、出退勤時間が管理できるので、社員の労働時間を把握することができます。
勤怠管理が複雑になるハイブリッドワークを導入するのであれば、勤怠管理ツールの見直しも検討してみましょう。
コミュニケーションが取れる仕組み
ハイブリッドワークを導入すると、社員同士のコミュニケーションが希薄になります。意識的にコミュニケーションを取る仕組みを作り、社員が働きやすい環境を整えることが大切です。
週に１回はWeb会議で仕事の進捗報告会を行う、月１回は顔を合わせてミーティングを行うなど、コミュニケーションに関わるルールを決めましょう。
評価制度の見直しと平準化
ハイブリッドワークを成功させるためには評価制度の見直しと平準化は避けられません。
例えば、オフィスワークを中心に行う社員の方が評価が高ければ、テレワークをしたくてもできない社員が出てくるかもしれません。どちらの働き方を選択しても、公平に評価される仕組み作りが大切です。
業務フローの見直しとスケジュール管理
ハイブリッドワークを成功させるためには、従来の業務フローやスケジュール管理を見直しましょう。
オフィスワークでしかできない業務をなるべく排除して、テレワークでも完結できるような仕組み作りが大切です。例えば、電子印鑑を導入して、紙に押印するという文化を無くすだけでも、ハイブリッドワークを実現しやすくなります。
セキュリティ担保
ハイブリッドワークではPCや書類を持ち出すケースが増える可能性があります。それに伴い、情報漏えいや紛失のリスクが高まるといえるでしょう。
社員にセキュリティに関する研修を定期的に実施して、意識を高めることが大切です。セキュリティ事故を未然に防ぐために、セキュリティソフトや管理ツールを導入することも検討しましょう。
『Eye“247” Work Smart Cloud』でできる、ハイブリッドワーク導入の課題解決
Eye“247” Work Smart Cloudは、業務可視化、IT資産管理、セキュリティ対策、情報漏えい対策などテレワークの課題を幅広く解決できる生産性向上ツールです。
今回は、Eye“247” Work Smart Cloudでできる「ハイブリッドワーク導入」の課題解決策をご紹介します。
社員の働き方を可視化して公平な評価ができる仕組みづくり
Eye“247” Work Smart Cloudの日報 / 月報機能では、オフィスワークとテレワークに関係なく、社員の働き方を自動分析して可視化します。 日報では、社員がその日一日をどのように働いたのかを自動分析し、月報では、１カ月間の働き方を自動分析します。PC操作がともなう業務は、使用ソフトウェア毎に作業内容を可視化し、PC操作がともなわない業務は、GoogleやOutlook、Garoonのカレンダー機能との連携によって会議や営業訪問などのスケジュールをキャッチし、可視化します。 さらに勤怠オプションとの連携によって、位置情報を取得して就業場所を可視化することができるため、必要に応じて社員のテレワーク状況を把握することができます。社内でも社外でも同様に作業内容を可視化して、公平な評価へと繋げることができます。 また、日報機能では「使用ソフトウェア」「PC利用時間」「スケジュール」「位置情報」の分析結果を時系列に表示させることで、社員一人ひとりの働き方を把握し、実績に基づいて上司と部下のコミュニケーション手段として活用することもできます。 テレワーク時のような上司の目の届かない場所での報連相を「業務内容」と「勤怠」と「就業場所」の実態を画面上で共有し、公平な評価とともに業務改善、環境改善へと繋げていくことができます。
自己申告の勤怠データとPCの作業ログの複数要素で管理が可能
ハイブリッドワークは、オフィスワークの社員とテレワークの社員と混在してしまうので、勤怠管理が複雑になってしまいますが、Eye“247” Work Smart Cloudの勤怠オプションを活用すれば、自己申告の勤怠データとPCの作業記録などの業務状況と併せて複数要素で管理することができるので、より適切な労務管理が可能となります。
業務の「中断」と「再開」の打刻でテレワーク時の子育てや介護などの私用時間を詳細に記録することができる為、小刻みな働き方でもしっかり管理することが可能になります。
働き方の違いにより評価に差が出てしまうと、不満が出てしまう恐れがあり、結局、オフィスワークの社員が多くなり、せっかくハイブリッドワークが導入できても定着できないまま失敗に終わってしまった、ということになりかねません。
『Eye“247” Work Smart Cloud』は多様な働き方でも、適正な勤怠把握ができ、個人の成果を定量的に可視化することができるため、公平な評価ルールの作成に役立てることができます。
まとめ
多様な働き方を認めて、社員の自主性を引き出すハイブリッドワークは、企業全体の生産性向上につながります。今後も多くの企業がハイブリッドワークを導入していくでしょう。
ハイブリッドワークを導入するメリットは大きいですが、同時に課題もあります。ツールやシステムを導入して、課題を１つずつ解決していくことがハイブリッドワークを浸透させる近道です。
前向きにハイブリッドワークを導入して、多様な働き方を実現していきましょう。
