Eye“247” Work Smart Cloudで「客観的な労働時間の把握」に対応する
- FuvaBrain
- 2023年5月31日
- 読了時間: 9分
更新日：3 日前
働き方改革を推進するために、厚生労働省は2019年4月の労働安全衛生法改正によって、「企業が従業員の労働時間を客観的に把握すること」を義務化しました。
これは企業規模に関係なく、原則すべての企業が義務の対象となっています。
Eye“247” Work Smart Cloudは、PC操作を自動で検知し、客観的な労働時間として記録します。
この記録から、社員が業務を開始した時間と最後に行った時間がわかり、社員の労働時間を正確に把握することができます。
目次
タイムカードやICカードによる打刻管理
PCログや業務システムログを活用した自動記録
クラウド型勤怠管理ツールを利用したリアルタイム把握
導入・運用の容易さ
他のシステムとの連携性
法改正への柔軟な対応
Eye“247” Work Smart Cloudは、簡単に「客観的な労働時間」が取得できます
社員の勤務開始時間と終了時間を把握する
サービス残業や休日出勤の有無を確認する
■「客観的な労働時間の把握」とは何か
「客観的な労働時間の把握」とは、従業員が実際に働いた時間を正確かつ客観的に記録・管理することを指します。厚生労働省も、自己申告のみの時間管理ではなく、タイムカードやICカード、PCログなど客観的な記録方法を推奨しています。
例えば、タイムカードやPCログは、従業員が申告する時間に頼らず、システムが自動的に出退勤の記録を残します。そのため、実労働時間を正確に把握し、残業代の計算ミスや過労問題の予防に役立ちます。
■なぜ企業は労働時間を客観的に把握する必要があるのか？
企業が労働時間を客観的に把握する理由として、まず法令順守が挙げられます。労働基準法では、企業に対して従業員の労働時間を適切に把握する義務を課しています。
また、労働時間を正確に管理することで、残業時間を減らし、従業員の健康を守る働き方改革の推進にも繋がります。実際に、あるIT企業ではPCログを使った労働時間管理を導入した結果、長時間労働が可視化され、残業時間の削減に成功しました。
さらに、労働時間を客観的に把握することで、残業代未払いや不正請求などのトラブルを未然に防ぎ、企業のリスクマネジメントにも役立つのです。
■客観的な労働時間を正確に把握する方法
客観的な労働時間を正確に把握する方法は
入退室システムと連携した勤怠システム
PCログや業務システムログを活用した勤怠システム
クラウド型勤怠管理ツールを利用したリアルタイム把握
の3つになります。詳しく確認していきましょう。
入退室システムと連携した勤怠システム
会社への入退室システムと勤怠システムを連携させることで、従業員の出勤・退勤時刻を自動的かつ正確に記録できます。これにより、打刻漏れや不正打刻のリスクが大幅に低減され、より正確な労働時間管理が可能になります。また、入退室記録はオフィスのセキュリティ管理とも連携でき、企業全体のリスクマネジメント向上にも役立ちます。
PCログや業務システムログを活用した勤怠システム
従業員が業務で使用するパソコンや業務システムのログを利用して自動的に労働時間を記録します。自己申告に依存しないため、より客観性が高く正確です。ただし、オフィス・在宅勤務を問わず、パソコンを使わない業務がある場合、補完的な管理方法が必要になることがあります。
クラウド型勤怠管理ツールを利用したリアルタイム把握
クラウド型の勤怠管理ツールは、インターネット経由でリアルタイムに勤怠状況を把握できます。場所を問わず正確な勤怠管理ができ、テレワークやフレックス制度など多様な働き方にも柔軟に対応可能です。ただし、従業員の自己申告打刻に依存するため、実労働時間の客観的な把握が難しい点があります。
■客観的な労働時間を把握するためのツール選定ポイント
客観的な労働時間を把握するためのツールを選ぶ際には、以下のポイントに注意しましょう。
導入・運用の容易さ
ツールを選定する際に重要な要素の一つが導入と運用の容易さです。従業員が簡単に操作できるツールを選ぶことで、導入後のトレーニング時間を大幅に削減することが可能です。操作が複雑なツールでは、入力ミスや打刻漏れが発生しやすくなり、正確な労働時間の把握が困難になるリスクがあります。例えば、直感的なインターフェースを持つツールやスマートフォンアプリから簡単に打刻できるツールを選ぶと、従業員の負担が軽減され、効果的な労働時間管理が実現します。
また、導入時の設定や管理方法が複雑だと、管理者側にも大きな負担がかかります。スムーズに導入できるよう、導入支援サービスや充実したサポート体制が提供されているかどうかも重要なチェックポイントです。
他のシステムとの連携性
給与計算システムや人事労務管理システムなど、他の社内システムとスムーズに連携できるか確認しましょう。連携がスムーズであればあるほど、勤怠情報の転記ミスを防ぎ、業務の効率化につながります。特に給与計算は、勤務時間の正確な情報が求められるため、勤怠管理システムから給与システムへデータを自動連携できる仕組みが望ましいでしょう。
さらに、APIを通じて自由にデータ連携できるツールを選べば、将来的なシステム変更や追加導入にも柔軟に対応できます。
法改正への柔軟な対応
現在、「客観的な労働時間の把握」に関して義務化はされていますが、直接的な罰則はなく、あくまで努力義務として定められています。しかし、今後法改正により「客観的な労働時間の把握」義務違反として直接的な罰則が定められる可能性も高いです。
法改正には、迅速かつ柔軟に対応できるツールが望ましく、法令に則った労働時間管理を行うことは、企業にとってコンプライアンス上非常に重要であり、違反すると法的リスクを伴います。
今後の法改正に備え、「客観的な労働時間の把握」が可能なツールであれば、実際の法改正や新しい制度導入時にも安心して利用することができます。
■Eye“247” Work Smart Cloudは、簡単に「客観的な労働時間」が取得できます
『Eye“247” Work Smart Cloud』は、クラウド型の勤怠管理ツールであり、PCログやUSBの使用状況を自動的に記録し、客観的かつ正確な労働時間の把握を実現します。操作性が高く導入が簡単で、テレワークやハイブリッドワークなど多様な働き方にも柔軟に対応できます。
社員の勤務開始時間と終了時間を把握する
Eye“247” Work Smart CloudをインストールしたPCでは、PC操作（キーボード、マウス、タブの切り替え等）を自動で検知し、勤務の開始・終了時間を記録することができます。
記録された勤務時間は、CSVでダウンロードすることも可能です。取得した実労働時間のデータは、勤怠管理システムで取得した勤務時間と見比べ、申請された勤怠が正しいかを確認する形で活用できます。
また、他社の勤怠打刻データをCSVで取込み、Eye“247” Work Smart Cloudの管理画面内の「勤怠時間乖離チェック」で打刻と実労働時間の差異や休日勤務の有無を確認することができます。
サービス残業や休日出勤の有無を確認する
サービス残業は「申告した労働時間以上に労働した」ということになり、中長期的にみると健康に悪影響を与える可能性があります。また、規定以上の労働をしたのに規定内で労働した、と虚偽の申告をしたということになるため、会社や上司に不誠実であると言えます。
『勤怠乖離チェック』を使って、サービス残業や休日出勤も把握することができます。今まで気づかなかったサービス残業を発見できるため、健康経営に活用することが可能です。
〇解決：『勤怠乖離チェック』を使用する
勤怠乖離チェックを使って、勤務時間外にPC操作をどれだけ行っていたか簡単に確認することができます。
勤怠乖離チェック
作業分析 ＞ 勤怠時間乖離チェック
PC操作ログと勤怠打刻のデータを並べて確認できる機能です。問題のある部分はアラートが表示されます。
▼ 自己申告の勤怠と実際の勤務実績に乖離がないかを確認
「勤怠管理チェック」機能で、勤怠データを自己申告記録の乖離をひと目でチェックできます。
期間と従業員を絞り込んで、見たい情報にすぐアクセスできます。
勤怠データに乖離がある日はアラートマークでひと目で分かります。
他社勤怠システムで打刻した勤怠データをCSVで取り込み可能。
アラートの内容に合わせてコメントが表示されます。
作業内容をポップアップで表示させることができます。
〇解決：『作業ログ機能』でどんな作業を行っていたかを確認する
ログ情報の『作業ログ機能』は、いつ・だれが・どのような操作を行っていたかを分単位で表示します。検索機能もあり、社員や日時を指定すれば、把握したい情報をすぐに引き出せることが可能です。
隠れて行った残業や休日出勤も簡単に発見でき、また、残業が多い社員がいれば、残業時間にどのような業務を行っていたのか、そして本当に必要な残業だったのかを判断することが可能になり、残業のルール作りにも役立てることができます。
作業ログ
ダッシュボード ＞ ログ情報 ＞作業ログ
客観的な把握により、残業代の未払いの防止や時間外労働の上限違反の防止に役立ちます。
もしサービス残業や休日出勤の可能性を見つけたら、その時間にどのような作業を行っていたかを、『作業ログ機能』を使って簡単に詳細を確認し業務の平準化をするなどの対策を行うことができます。
▼ 作業ログ機能の表示画面
ヒートマップでサービス残業等を発見しただけでは意味がなく、社員がサービス残業や休日出勤をする理由を知る必要があります。
『作業ログ機能』で作業内容を確認し、業務量が過多になっていないか、業務が属人化されていないか、本人へのヒアリングを行い、サービス残業等の原因を見つけることが重要になります。
長時間労働は時間外労働の上限違反になる可能性もありますが、その他にも割増賃金の発生や、過労で労災になる可能性もあります。
ぜひ、Eye“247” Work Smart Cloudで客観的な労働時間を把握し、健康経営や労務管理に活用してください。
まとめ
客観的な労働時間の把握は、法令順守、従業員の健康管理、労務トラブルの予防など、多くの面で企業にメリットをもたらします。自社に適したツールを選び、正確な労働時間の把握を推進することが、企業の健全な経営と働き方改革の推進につながります。ぜひ本記事を参考に、自社の労働時間管理を見直してみてください。