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Eye“247” Work Smart Cloudで「客観的な労働時間の把握」に対応する

働き方改革を推進するために、厚生労働省は2019年4月の労働安全衛生法改正によって、「企業が従業員の労働時間を客観的に把握すること」を義務化しました。

これは企業規模に関係なく、原則すべての企業が義務の対象となっています。


Eye“247” Work Smart Cloudは、PC操作を自動で検知し、客観的な労働時間として記録します。

この記録から、社員が業務を開始した時間と最後に行った時間がわかり、社員の労働時間を正確に把握することができます。


専任の担当者がいなくても、しっかりソフトウェアを管理する

目次:

  • 社員の勤務開始時間と終了時間を把握する ■ 課題「労働日ごとに『何時から何時まで働いたか』を把握したい」 ■ 解決「ダッシュボードの『カレンダー機能』や『ヒートマップ機能』で正確な労働時間を把握する」

  • サービス残業や休日出勤の有無を確認する ■ 課題「サービス残業や認めていない休日出勤がないかを確認したい」 ■ 解決「サービス残業や休日出勤を発見し、『作業ログ機能』でその時間どんな作業を行っていたかを確認する」


社員の勤務開始時間と終了時間を把握する


Eye“247” Work Smart CloudをインストールしたPCでは、PC操作(キーボード、マウス、タブの切り替え等)を自動で検知し、勤務の開始・終了時間を正確に記録することができます。


記録された勤務時間は、ヒートマップやカレンダー機能で可視化でき、CSVでダウンロードすることも可能です。


取得した実労働時間のデータは、勤怠管理システムで取得した勤務時間と見比べ、申請された勤怠が正しいかを確認する形で活用できます。



■ 課題「労働日ごとに『何時から何時まで働いたか』を把握したい」


従業員が出退勤を押す『勤怠管理ツール』を導入し、労働時間を記録している企業は多いです。

しかし、あくまで出退勤の入力時間は自己申告で、必ずしも正確な時間とは言い切れません。


■ 解決「ダッシュボードの『カレンダー機能』や『ヒートマップ機能』で正確な労働時間を把握する」


ダッシュボードの勤務状況の中から、さらに「カレンダー」「ヒートマップ」「月間集計」の3種類で勤務状況を表示できます。正確な労働時間を把握するには、「カレンダー機能」を活用します。


●カレンダー機能

ダッシュボード > 勤務状況 > カレンダー


カレンダー機能は、何日に何時から何時まで勤務したかを一画面で把握することができます。


▼ カレンダー機能の表示画面

一日のPC操作を開始した時間と終了した時間、集計された作業時間、自己申告の勤務時間が表示されます。


【ある日の作業時間と勤務時間】



​①開始時間 一番最初にPC操作ログを取得した時間

②終了時間 一番最後にPC操作ログを取得した時間

③作業時間 取得したPC操作ログの合計時間

④勤務時間 PC操作ログの開始から終了までの時間

自己申告の勤怠記録と作業時間に大きな乖離がないか、調べることができます。



▼ 自己申告の勤怠記録とEye“247” Work Smart Cloudの比較


1月23日(月)をみると、自己申告では、「9時に勤務開始、18時半に勤務終了」と記録しています。


しかし、ログ上では「9時3分に最初の操作ログを検知し、22時58分に最後の操作ログを検知」と記録されています。


この場合、22時までPCでどのような作業をしていたのか確認したり、本人にヒアリングするなどして、正しい勤務時間を記録する必要があります。


サービス残業や休日出勤の有無を確認する

前述の通り、PC操作を行うとPC操作ログが残り、正確な労働時間が確認することができました。

さらに、『カレンダー機能』や『ヒートマップ機能』を使って、サービス残業や休日出勤も把握することができます。


例えば、自己申告では「18時に勤務終了」と記録してあるにも関わらず、18時以降もヒートマップ上に色がついていた場合、サービス残業をしていたことがわかります。

また、勤怠記録がない休日にPC操作をしていた場合、休日に何らかの作業をしていたことがわかります。


今まで気づかなかったサービス残業を発見できるため、健康経営に活用することができます。



■ 課題「サービス残業や認めていない休日出勤がないかを確認したい」

サービス残業は「申告した労働時間以上に労働した」ということになり、中長期的にみると健康に悪影響を与える可能性があります。また、規定以上の労働したのに規定内で労働した、と虚偽の申告をしたということになるため、会社や上司に不誠実であると言えます。


■ 解決「『ヒートマップ機能』でサービス残業や休日出勤を発見する」

ヒートマップ機能を使って、勤務時間外にPC操作をどれだけ行っていたか簡単に確認することができます。


●ヒートマップ

ダッシュボード > 勤務状況 >ヒートマップ


ヒートマップ機能は、PC操作ログを集計し、一時間でどれだけの作業をしていたか色の濃さで表示する機能です。


▼ ヒートマップ機能の表示画面

▼ 自己申告の勤怠と実際の勤務実績に乖離がないかを確認


上記の例で、2023年1月11日(水)を見てみると、自己申告では8時始業の18時終業と記録されていますが、Eye“247” Work Smart Cloudのヒートマップを見てみると、20時頃まで業務を行っていたログの記録があります。


勤務時間を適正に管理・把握するために、必要に応じて実態調査を実施しなければなりませんが、 Eye“247” Work Smart Cloudを使うと、このような勤務実績の乖離を簡単に発見することができます。


■ 解決「『作業ログ機能』でどんな作業を行っていたかを確認する」

ログ情報の『作業ログ機能』は、いつ・だれが・どのような操作を行っていたかを分単位で表示します。検索機能もあり、社員や日時を指定すれば、把握したい情報をすぐに引き出せることが可能です。


隠れて行った残業や休日出勤も簡単に発見でき、また、残業が多い社員がいれば、残業時間にどのような業務を行っていたのか、そして本当に必要な残業だったのかを判断することが可能になり、残業のルール作りにも役立てることができます。


●作業ログ

ダッシュボード > ログ情報 >作業ログ


客観的な把握により、残業代の未払いの防止や時間外労働の上限違反の防止に役立ちます。

もしサービス残業や休日出勤の可能性を見つけたら、その時間にどのような作業を行っていたかを、『作業ログ機能』を使って簡単に詳細を確認し業務の平準化をするなどの対策を行うことができます。


▼ 作業ログ機能の表示画面


ヒートマップでサービス残業等を発見しただけでは意味がなく、社員がサービス残業や休日出勤をする理由を知る必要があります。

『作業ログ機能』で作業内容を確認し、業務量が過多になっていないか、業務が属人化されていないか、本人へのヒアリングを行い、サービス残業等の原因を見つけることが重要になります。

長時間労働は時間外労働の上限違反になる可能性もありますが、その他にも割増賃金の発生や、過労で労災になる可能性もあります。


ぜひ、Eye“247” Work Smart Cloudで客観的な労働時間を把握し、健康経営や労務管理に活用してください。


「早わかりガイド」も参考になれば幸いです。

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