ひとり情シスが退職したら？兼務でも回せる仕組みと自動化術とは

FuvaBrain
2 日前
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更新日：2025年11月18日

企業のIT環境は、クラウドサービスの導入拡大やセキュリティ対策の高度化、リモートワーク浸透などによって年々複雑化しています。その中で「ひとり情シス」体制の企業は少なくありません。

たった一人にIT運用を任せ続ける状況は、企業が大きなリスクを抱えていると言えます。もしその担当者が突然退職した場合、日常業務だけでなく、セキュリティ管理や法務対応など重要な運用が停止する恐れがあります。

この記事では、ひとり情シスが退職した場合のリスクや、兼務でも回せる仕組み化・自動化のポイント、属人化を防ぐIT運用の方法について解説します。

そもそも「ひとり情シス」とは？
- ひとり情シス定義と危険な現状
- なぜ中小企業に増えているのか
ひとり情シスが抱える構造的問題
- ひとり情シスに共有するボトルネック
- 「属人化」を生む高負荷業務の具体例
ひとり情シスが退職した後のリスク
- インフラ停止・システム復旧の遅延リスク
- アカウント管理・ログ監査の形骸化リスク
- 運用手順や設定情報の喪失
- コンプライアンス遵守体制の崩壊リスク
兼務でも回せる「仕組み化」と「自動化」のポイント
- 業務の棚卸しと可視化
- マニュアル作成の負担を減らすナレッジベース設計
- 自動化・SaaS・ツール活用による設計
『Eye“247” Work Smart Cloud』で実現する“属人化しないIT運用”
- 専門知識がなくても使えるシンプルUIとアラート機能
- Excelで資産管理していれば導入で作業ゼロ化が可能
- ひとり情シスの属人化・退職リスクを解消する
- これから社内のセキュリティ対策を本格化する企業に最適
まとめ：人に依存しない“ITの当たり前”をつくる

■ そもそも「ひとり情シス」とは？

ひとり情シスの定義と危険な現状

ひとり情シスとは、企業のITシステムに関する業務全般を、専任または兼任の担当者が一人で担っている状態、または極めて少人数（1～3名未満）で運用している状況を指します。

多くの場合、この“ひとり”はIT専任者ではなく、総務・経理・管理部門の担当者が片手間で任されているケースが大半です。

一見すると日常業務は回っているように見えますが、担当者の知識や経験に依存した運用となり、属人化や引き継ぎ困難といった重大なリスクが生じます。設定や手順が個人に蓄積され、組織としてのIT基盤が不安定な状態になりやすい点が課題です。

さらに、担当者は“何でも屋”として幅広い業務を抱え、精神面・業務面ともに大きな負担を抱えることも少なくありません。

なぜ中小企業に増えているのか

ひとり情シスが中小企業で増えている背景には、IT人材の慢性的な不足やコスト削減の必要性、さらにIT業務の多様化・複雑化があります。特に従業員100名以下の企業では、専任の情シス担当者を複数配置する余裕がなく、他部門との兼務や、ITに詳しい社員が片手間で情シス業務を担うケースも少なくありません。加えて、クラウドサービスやSaaSの普及により「少人数でも何とかなる」という認識が広がったことで、結果的にひとり情シス体制が常態化しやすくなっています。

要因	内容
人材不足	IT人材の採用難・育成コスト増
コスト削減	人件費圧縮のため専任配置が困難
業務の多様化	IT業務が複雑化し、分担が難しい

■ ひとり情シスが抱える構造的問題

ひとり情シス体制は、単なる人手不足ではなく、組織としてトラブルが発生しやすい構造的な課題を抱えています。

担当者が全てのIT業務を一手に引き受けるため、業務の優先順位付けや効率化が難しく、トラブル発生時には対応が遅れることもあります。また、担当者のスキルや経験に依存するため、組織全体としてのIT運用レベルが安定しません。

このような問題は、企業の成長やデジタル化の推進において大きな制約となり、将来的なIT戦略の実行力を弱める要因となります。

ひとり情シスに共有するボトルネック

ひとり情シス体制の最大の問題は、担当者が優秀であるほど、業務がその人に集中し、ブラックボックス化（属人化）が進む点です。

その結果、担当者の退職・休職時に業務継続が困難になるリスクが高まります。

問題	内容	何が起こる？
属人化	IT知識と業務が1人に集中	退職＝業務停止、引き継ぎ不可
可視化不足	業務内容やIT資産が見えない	優先順位不明／トラブル対応が場当たり的
リソース不足	人、時間、予算が足りない	改善より火消し対応に追われる
評価不明確	成果が見えにくい職務	過重負担→モチベ低下→退職リスク

「属人化」を生む高負荷業務の具体例

ひとり情シスが担う業務は非常に幅広く、日常的なヘルプデスク対応から緊急トラブル対応、IT資産管理、セキュリティ対策、アカウント管理、ソフトウェア管理など多岐にわたります。これらは担当者の経験や知識に依存しやすく、マニュアル化や引き継ぎが難しいため、属人化が進みやすいのが特徴です。特に、突発的なトラブル対応や複雑なシステム設定作業は、代替要員の確保が困難で、担当者不在時に業務が停滞するリスクがあります。

カテゴリ	属人化が起こるポイント	例
PC管理	初期設定／管理台帳	Excelで手動管理
アカウント管理	入退社アカウント作成	誰も手順を知らない
セキュリティ	USB制限／権限設定	ルールはあるが運用は属人的
トラブル対応	Slack／電話で口頭対応	ログが残らない、再発防止できない
情報管理	ファイル格納場所	どこに何があるかわからない

■ ひとり情シスが退職した後のリスク

「ひとり」というITの専門家が組織から抜けることは、単なる欠員ではなく、事業継続を脅かす深刻な危機に直結します。

インフラ停止・システム復旧の遅延リスク

ひとり情シスが退職した場合、サーバーやネットワーク機器の障害が発生しても、迅速な復旧が難しくなります。担当者しか把握していない設定や手順が多いと、外部ベンダーや他の社員が対応できず、インフラ復旧に時間を要する可能性が高まります。

この遅延は、業務の停止や顧客対応の遅れ、売上損失など、企業活動に致命的な打撃を与えかねません。特に、バックアップやリカバリ手順が適切に共有されていない場合、復旧までに数日～数週間かかるケースもあります。

アカウント管理・ログ監査の形骸化リスク

ひとり情シスが退職すると、アカウント管理やログ監査の運用が停滞しやすくなります。退職者のアカウントの削除漏れやアクセス権限の不適切なままの放置、ログ監視の停止といった状況は、深刻な情報漏洩リスクにつながります。また、ログ監査が適切に行われなくなることで、セキュリティインシデントの早期発見が困難になります。こうした運用不備は、企業の信頼性やコンプライアンス遵守にも深刻な影響を与える可能性があります。

運用手順や設定情報の喪失

ひとり情シスが退職すると、日々の運用手順やシステム設定情報が適切に引き継がれず、情報が失われるリスクが生じます。担当者がローカル管理していたドキュメントやノウハウが共有されていない場合、後任者や外部サポートが業務を再開するまでに多大な時間とコストがかかります。特に、パスワードや設定ファイル、システム構成図といった重要情報が引き継がれなければ、復旧や運用の継続が極めて困難になります。

コンプライアンス遵守体制の崩壊リスク

近年、企業には高度なIT統制が求められています。しかし、ひとり情シスが退職し、ログや資産の管理や資産管理が適切に行われなくなると、「情報セキュリティ管理体制が不十分」と判断され、取引先からの信頼を失ったり、最悪の場合は法的な罰則などのコンプライアンス違反につながるリスクがあります。

このようなリスクを回避するためにも、属人化を排し、継続的に管理できる運用体制の構築が急務です。

■ 兼務でも回せる「仕組み化」と「自動化」のポイント

属人化を防ぐためには、業務の棚卸しや可視化、マニュアルやナレッジベースの整備、そして自動化ツールやSaaSの活用が重要です。これらを実施することで、担当者不在時やひとり情シスの退職後でも、他の社員が業務を円滑に引き継ぎやすくなり、トラブル発生時の対応力も高まります。

さらに、IT運用の効率化やコスト削減にもつながるため、結果として企業全体の生産性向上に寄与します。

業務の棚卸しと可視化

まずは、情シス業務の全体像を正しく把握するために、業務の棚卸しと可視化を行いましょう。日常的な対応から突発的なトラブル処理まで、すべての業務を洗い出し、誰が・いつ・どのように実施しているかを明確にします。これにより、業務の重複や無駄、属人化しているポイントが可視化され、改善策を立てやすくなります。

可視化のポイント:

業務の発生頻度（日次、週次、月次）
業務の難易度（専門性が必要か、定型作業か）
業務にかかっている時間

マニュアル作成の負担を減らすナレッジベース設計

マニュアル作成は手間がかかるため、ナレッジベースを活用して効率的に情報を蓄積・共有しましょう。クラウド型ナレッジベースやWikiツールを使えば、日々の業務記録やトラブル対応事例を柔軟に追加・更新できます。検索機能やタグ付けを活用することで、必要な情報にすぐアクセスでき、担当者以外の社員でもスムーズに業務を引き継げます。また、動画や画像を活用した手順書を作成することで、ITに詳しくない社員でも理解しやすくなります。

自動化・SaaS・ツール活用による設計

業務の自動化やSaaS、IT管理ツールの活用は、ひとり情シスの負担軽減と属人化防止に大きく貢献します。たとえば、アカウント管理やパッチ適用、バックアップ、資産管理といった業務は自動化ツールにより効率化が可能です。また、SaaS型のIT資産管理やセキュリティサービスを導入することで、専門知識がなくても運用が可能になり、専門知識がない社員が運用する際のリスクも低減できます。なお、ツール選定時は、操作性やサポート体制、コストパフォーマンスも重視しましょう。

■ 『Eye“247” Work Smart Cloud』で実現する“属人化しないIT運用”

属人化しないIT運用を実現するための具体的なソリューションとして、『Eye“247” Work Smart Cloud』が注目されています。

このサービスは、操作ログ管理、IT資産管理、セキュリティ、労務管理を一元化し、ひとり情シス体制でも安心して運用できる仕組みを提供します。

クラウド型のためどこからでもアクセスでき、情報共有や引き継ぎもスムーズです。

専門知識がなくても使えるシンプルUIとアラート機能

『Eye“247” Work Smart Cloud』は、ITの専門知識がなくても直感的に操作できるシンプルなUIを採用しています。これにより、情シス担当者が不在の場合でも、他の社員がスムーズにシステムを管理・運用できます。

さらに、アラート機能により、異常やトラブルが発生した際には即座に通知されるため、迅速な対応が可能です。このような仕組みにより、兼務担当者や未経験者でも安定したIT運用体制を維持しやすくなります。

Excelで資産管理していれば導入で作業ゼロ化が可能

『Eye“247” Work Smart Cloud』では、PC端末やソフトウェアのIT資産管理をExcelで行っている場合は、更新や管理作業をゼロにすることが可能です。

管理したいPC端末に『Eye“247” Work Smart Cloud』をインストールするだけで、『Eye“247” Work Smart Cloud』の管理画面にPC端末とソフトウェアの情報が格納されます。格納された情報は、一覧表示や絞り込み検索等ができ、インターネットにつないでいる間は、定期的に自動更新がかかります。

今まで確認や更新にかかっていた時間をゼロにすることで、管理の手間を最小限に抑えながら、資産情報の“管理精度の向上”と“更新漏れ防止”を実現し、内部統制やセキュリティを保つことに活用することができます。

ひとり情シスの属人化・退職リスクを解消する

『Eye“247” Work Smart Cloud』の導入により、ひとり情シスの属人化や退職リスクを大幅に低減できます。クラウド上で一元管理されるため、オンプレミス型のIT資産管理と比較して管理工数を削減でき、離職・休職時にもスムーズに運用を引き継げます。また、操作履歴や設定変更の記録が自動で保存されるため、トラブル発生時の原因究明、セキュリティ監査、法令遵守対応を容易に行えます。

さらに、PC業務ログから負荷状況や作業量を可視化することで、担当者の過重労働把握やリソース不足の早期察知が可能となり、計画的な人員補強や外部委託などの判断につなげられます。操作傾向やアラート情報をもとに、転職兆候の察知やモチベーション低下への早期対策にも役立ちます。

これから社内のセキュリティ対策を本格化する企業に最適

『Eye“247” Work Smart Cloud』は、現状を可視化しながら実効性のあるルールづくりを行うための強力な基盤になります。まだ内部統制やセキュリティポリシーが整備されていない企業でも、まずは本ツールで取得できるPC操作ログを把握することで、自社に必要な対策ポイントが浮き彫りになります。

たとえば、USBメモリの利用頻度が高い場合は、ホワイトリスト方式で特定デバイス以外の使用を禁止するルールを設定できます。また、テレワークの普及により多数のWi-Fi接続が見られる企業では、無料Wi-Fiの利用禁止やVPN接続の必須化といったガイドライン策定にもつながります。

このように、実際の利用実態に基づいたセキュリティルールを作成し、ツール上で遵守状況を継続的に確認できる環境を整えることで、従業員のセキュリティ意識向上にも効果的です。

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